電子文件的種類(lèi)及管理論文
一、電子文件的種類(lèi)
1、以“載體的異同”劃分標(biāo)準(zhǔn)，可以把電子文件分為光盤(pán)文件、硬盤(pán)文件、軟盤(pán)文件和磁帶文件。光盤(pán)文件要通過(guò)光盤(pán)驅(qū)動(dòng)器識(shí)讀，硬盤(pán)文件要通過(guò)硬盤(pán)驅(qū)動(dòng)器識(shí)讀，軟盤(pán)文件要通過(guò)軟盤(pán)驅(qū)動(dòng)器識(shí)讀，磁帶文件要通過(guò)磁帶機(jī)識(shí)讀。
2、以“文件的不同用途”分，又可以把文件分為程序文件和數(shù)據(jù)文件兩大類(lèi)。程序文件是管理設(shè)備、生成數(shù)據(jù)的文件，數(shù)據(jù)文件是供人們利用加工的數(shù)據(jù)信息的集合。程序文件又有系統(tǒng)軟件和應(yīng)用軟件之分。而我們常用的是應(yīng)用軟件，應(yīng)用軟件里數(shù)據(jù)庫(kù)文件形成的數(shù)據(jù)關(guān)聯(lián)性強(qiáng)，非數(shù)據(jù)庫(kù)文件內(nèi)的數(shù)據(jù)關(guān)聯(lián)性弱。
3、以“不同屬性”為劃分標(biāo)準(zhǔn)，文件又有文本文件、超文本文件和純文本文件之分。文本文件帶有一定的格式；超文本文件是集文、像、聲于一體的多媒體文件；純文本文件是不帶格式的`文本文件。
4、以“數(shù)據(jù)的表現(xiàn)形式”為劃分標(biāo)準(zhǔn)，它有字符文件、表格文件、圖文混排文件、數(shù)據(jù)庫(kù)文件、圖形文件、動(dòng)態(tài)影像文件與聲音文件之分。
5、各類(lèi)數(shù)據(jù)文件，按“依存環(huán)境”分，又有WPS文件、DOC文件、XLS文件、DBF文件、BMP文件、CAD文件、TXT文件等基于不同的應(yīng)用軟件產(chǎn)生的各種格式文件。格式不同，所需操作條件就不相同，操作方法也有不同。
單位內(nèi)的電子文件分類(lèi)，也可參
照國(guó)家檔案局制訂的《工業(yè)企業(yè)檔案分類(lèi)試行規(guī)則》劃分，把單位的全部電子文件劃分成公務(wù)文書(shū)類(lèi)、科技圖文類(lèi)、財(cái)會(huì)文件類(lèi)、人事文件類(lèi)。然后，借鑒紙質(zhì)檔案分類(lèi)按地區(qū)、專(zhuān)業(yè)等進(jìn)行電子文件細(xì)分類(lèi)別。
二、電子文件的管理
1、電子文件的檢索原則應(yīng)當(dāng)是方便利用和便于文件保密。但電子文件只有做到科學(xué)分類(lèi)，才能實(shí)現(xiàn)查找便捷。計(jì)算機(jī)對(duì)文件的檢索，基本上也是模擬人工檢索，只不過(guò)是信息處理速度遠(yuǎn)遠(yuǎn)地超過(guò)人腦對(duì)檢索詞的反應(yīng)速度。但是，如果機(jī)內(nèi)文件雜亂無(wú)章，文件名稱(chēng)不規(guī)范，同樣會(huì)制約檢索速度。另一方面，電子文件也需要保密或限制利用。有些文件屬于企業(yè)內(nèi)部機(jī)密，對(duì)于這一部分文件，一般的用密鑰加以控制。對(duì)于企業(yè)的核心機(jī)密，應(yīng)當(dāng)采用更加穩(wěn)妥的保密手段。
2、電子文件的甄別也是需要我們加以考慮的問(wèn)題。這個(gè)問(wèn)題的關(guān)鍵是區(qū)別電子文件真?zhèn)巍^(qū)別電子文件的原件與復(fù)制件。電子文件進(jìn)入網(wǎng)絡(luò)運(yùn)行后，其復(fù)制是極為便利的，我們必須認(rèn)真考慮電子文件的真?zhèn)巫R(shí)別問(wèn)題。
3、電子文件的鑒定與歸檔。電子文件在歸檔之前，要進(jìn)行認(rèn)真地鑒定。電子文件的鑒定，主要是區(qū)分文件價(jià)值。在本單位制作的所有電子文件之中，只有那些對(duì)本單位工作具有查考利用價(jià)值的，一定要作為電子檔案保存下來(lái)。其余的電子文件就可以在機(jī)內(nèi)刪除或短期保留。
4、電子文件的鑒定，也存在著區(qū)別真?zhèn)螁?wèn)題。檔案部門(mén)所保管的電子檔案，應(yīng)當(dāng)是電子文件的原件或真實(shí)的電子文件；否則，電子檔案就失去了憑證價(jià)值。歸檔的電子文件還應(yīng)當(dāng)區(qū)別出原件與復(fù)制件。文件制發(fā)單位必須將電子文件的原件（紙質(zhì)）歸檔，以保持該電子文件的原始性，以維護(hù)電子文件的憑證性和依據(jù)性。
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