物業(yè)檔案管理制度
在發(fā)展不斷提速的社會(huì)中，各種制度頻頻出現(xiàn)，制度是各種行政法規(guī)、章程、制度、公約的總稱(chēng)。什么樣的制度才是有效的呢？下面是小編收集整理的物業(yè)檔案管理制度，歡迎大家借鑒與參考，希望對(duì)大家有所幫助。
物業(yè)檔案管理制度1
1、辦公室負(fù)責(zé)指定接待員、檔案員負(fù)責(zé)業(yè)主檔案的信息收集、管理及整理工作;
2、專(zhuān)管人員須將業(yè)主的檔案資料分戶建立、逐一保存，建立統(tǒng)一目錄，同時(shí)建立電子檔備份。各類(lèi)信息詳細(xì)排列，以便查閱;
3、客戶信息檔案的內(nèi)容包括：業(yè)主收樓及驗(yàn)收文件、裝修文件、日常維修文件、繳費(fèi)文件、回訪處理文件及投訴建議等其他文件;
4、專(zhuān)管人員須認(rèn)真填寫(xiě)各項(xiàng)記錄表，紙文檔與電子文檔同時(shí)進(jìn)行。及時(shí)跟進(jìn)業(yè)主檔案的'變更，保證信息的準(zhǔn)確性;
5、業(yè)主檔案信息應(yīng)嚴(yán)格管理，注意保密。嚴(yán)禁非相關(guān)人員查閱，以保護(hù)業(yè)主的隱私，維護(hù)公司良好形象;
6、為確保文檔安全，文件柜要做好防火、防盜、防潮、防蟲(chóng)工作;
7、業(yè)主檔案永久保存，及時(shí)與業(yè)主溝通，及時(shí)變更業(yè)主信息，保證其準(zhǔn)確性。
物業(yè)檔案管理制度2
一、總則
�。ㄒ唬槿嬖鰪�(qiáng)本企業(yè)檔案管理工作，保證企業(yè)各種檔案資料充足、有效利用，實(shí)現(xiàn)檔案資料管理的規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化，特?cái)M訂本制度。
（二）本制度所指的檔案資料是指企業(yè)及部下客戶服務(wù)部門(mén)建立以來(lái)，在經(jīng)營(yíng)、管理工作和活動(dòng)中形成的，擁有查閱、利用價(jià)值的各樣形式的資質(zhì)證照、文書(shū)、公文、公文、合同、圖紙、業(yè)戶資料以及音像、圖表等檔案資料。
�。ㄈn案資料工作的基來(lái)源則：集中一致管理企業(yè)及各部下客戶服務(wù)中心有關(guān)資料檔案，保證檔案資料的完好和安全。
二、人員裝備
�。ㄋ模┢髽I(yè)檔案采納分級(jí)管理模式，即分為物業(yè)企業(yè)檔案資料管理員和部下各客戶服務(wù)中心檔案資料管理員。物業(yè)企業(yè)主要采集和保留企業(yè)級(jí)別物業(yè)檔案和物業(yè)資料，部下各客戶服務(wù)中心詳細(xì)負(fù)責(zé)管理各自的物業(yè)檔案和資料。物業(yè)企業(yè)及部下各客戶服務(wù)中心均需建立獨(dú)立的檔案室。
�。ㄎ澹┪飿I(yè)企業(yè)須裝備檔案管理的專(zhuān)責(zé)人員，部下的各客戶服務(wù)中心依據(jù)自己實(shí)質(zhì)狀況，可指定專(zhuān)人負(fù)責(zé)也可由其余人兼職檔案管理員。
三、檔案資料的采集和整理
�。┪飿I(yè)企業(yè)主要一致采集和管理企業(yè)級(jí)別物業(yè)檔案和物業(yè)資料，主要包含以下內(nèi)容。
1.物業(yè)企業(yè)公章和有關(guān)證照。
2.文件、公文、工作計(jì)劃、上司來(lái)文以及國(guó)家與當(dāng)?shù)赜嘘P(guān)的法律法例等檔案資料，主要指房地產(chǎn)企業(yè)、物業(yè)企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)署名的各種批改，以企業(yè)及職能部門(mén)等名義發(fā)出或擬訂的文件以及與企業(yè)職能有親密
關(guān)系或由企業(yè)肩負(fù)有關(guān)責(zé)任并需要執(zhí)行的重要文件。
3.重要、突發(fā)事件的辦理資料，主要包含樓宇、交通、治安、公共配套設(shè)備設(shè)備等方面及自然災(zāi)禍等突發(fā)重要事件的經(jīng)過(guò)和辦理過(guò)程記錄及有關(guān)資料。
4.企業(yè)所簽署的合同資料，督查職能部門(mén)對(duì)企業(yè)進(jìn)行檢查的書(shū)
面及取證資料以及企業(yè)固定財(cái)產(chǎn)有關(guān)資料。
5.人事檔案資料。
6.實(shí)物、聲像類(lèi)檔案，包含各樣電子檔案。在實(shí)質(zhì)工作中，實(shí)物、聲像檔案資料比較少，依據(jù)使用頻次及重要性選擇自行寄存或移交
企業(yè)檔案管理部門(mén)，自行保留時(shí)要注意保護(hù)完好性。
7.榮譽(yù)類(lèi)檔案等其余各樣檔案資料。
�。ㄆ撸└骺蛻舴⻊�(wù)中心管理自己樓盤(pán)、業(yè)主和經(jīng)營(yíng)有關(guān)的檔案和
資料，主要包含以下內(nèi)容。
1.客戶服務(wù)中心業(yè)務(wù)章及有關(guān)證照。
2.小區(qū)基本狀況資料。
（1）房產(chǎn)資料包含房子、設(shè)備及其附著物清單及表格等。
�。�2）接收資料包含查收合格憑據(jù)、物業(yè)完滿狀況、接收文件。
�。�3）技術(shù)資料包含工程預(yù)決算書(shū)、總平面圖、平面圖、完工圖、地質(zhì)勘探報(bào)告、圖紙會(huì)審記錄、完工查收證明書(shū)、房子及設(shè)備使用技術(shù)資料。
3.業(yè)主檔案資料（包含維修基金檔案資料）主要包含人住通知書(shū)、住戶家庭狀況登記表、房子交接單、住戶入住合約、身份證明資料以及裝飾申請(qǐng)表等，業(yè)戶資料一定妥當(dāng)保留并實(shí)時(shí)更新。
4.平時(shí)管理服務(wù)資料，主要包含以下內(nèi)容。
�。�1）人事管理有關(guān)資料�？蛻舴⻊�(wù)中心人員的招聘、培訓(xùn)、定崗定編、分配、變遷文件、技術(shù)職稱(chēng)等文件。
（2）各部門(mén)平時(shí)的值班記錄，各樣來(lái)往信函，各樣內(nèi)部通啟等文書(shū)資料。
�。�3）設(shè)備檔案管理，包含設(shè)備的標(biāo)記、設(shè)備臺(tái)賬和設(shè)備資料等。
（4）物業(yè)經(jīng)營(yíng)管理資料。各客戶服務(wù)中心經(jīng)營(yíng)發(fā)展文件、小區(qū)管理文件、小區(qū)建設(shè)文件、委外、合作文件等。
（5）物業(yè)租借資料，包含租借審批資料、租借合同、物業(yè)權(quán)屬證明資料、房子安全判定資料、贊同出（轉(zhuǎn)）租文件、拜托書(shū)、公證書(shū)、證明、報(bào)告、分戶圖等。
�。�6）工程圖紙檔案資料，包含建筑施工圖、給排水施工圖、構(gòu)造施工圖、消防施工圖、供配電施工圖、空調(diào)系統(tǒng)圖。
（7）各客戶服務(wù)中心或個(gè)人參加各樣活動(dòng)的資料。
5.小區(qū)創(chuàng)優(yōu)檔案資料及社區(qū)文化資料。
四、檔案資料的移交和歸檔
（八）資料移交前管理。
1.各客戶服務(wù)中心的檔案資料在移交前由各客戶服務(wù)中心檔案資料管理員負(fù)責(zé)存檔管理。
2.各客戶服務(wù)中心一定將檔案資料分類(lèi)寄存人不一樣的.檔案袋或盒內(nèi)，保證檔案資料的完滿。
3.各客戶服務(wù)中心寄存的檔案資料要依據(jù)自己的使用頻次和保密程度進(jìn)行分類(lèi)寄存。
�。ň牛n案資料的移交，每半年向物業(yè)企業(yè)檔案室進(jìn)行一次移交。
1.資料移交前，各客戶服務(wù)中心檔案資料管理員須將檔案按類(lèi)整理好，并填寫(xiě)檔案資料移交表，執(zhí)行移交鋒續(xù)。
2.進(jìn)行移交時(shí)，物業(yè)企業(yè)須認(rèn)真查對(duì)移交的資料，確立無(wú)誤后，交接兩方在移交清單上署名，并加蓋部門(mén)公章。
3.移交清單調(diào)式兩份，物業(yè)企業(yè)和各客戶服務(wù)中心交接人各保存一份。
4.對(duì)換出、辭職的工作人員檔案，在辦理調(diào)離手續(xù)前，一定清還檔案資料，經(jīng)檔案室署名確認(rèn)，方可辦理調(diào)離手續(xù)。
�。ㄊw檔。主要有以下要求。
1.物業(yè)企業(yè)及部下各客戶服務(wù)中心需依據(jù)本管理方法的歸檔范圍、歸檔日期實(shí)時(shí)、正確、規(guī)范地進(jìn)行歸檔。
2.將需要?dú)w檔的文件資料比較歸檔范圍，完好、正確、系統(tǒng)地進(jìn)行采集，歸檔模卷要進(jìn)行分類(lèi)擺列，并加蓋檔號(hào)章、裝盒，編制檔案目錄。
3.除歸檔范圍表中列明為復(fù)印件外，歸檔的文件原則上一律為原件，必需時(shí)復(fù)印件加蓋紅章注明原件寄存處，凡有原件的文件，不可以以復(fù)印件歸檔。
4.歸檔的文件資料種數(shù)、份數(shù)及每份文件的頁(yè)數(shù)均應(yīng)齊備完好。
5.實(shí)物類(lèi)、聲像類(lèi)檔案資料要清楚完好，并按歸檔要求供給拍攝內(nèi)容、時(shí)間、背景、作者等文字信息，電子文件應(yīng)有相應(yīng)的紙質(zhì)文件資料，并保留。
�。ㄊ唬w檔檔案資料檢查。物業(yè)企業(yè)負(fù)責(zé)檢查、督查、指導(dǎo)并查核各客戶服務(wù)中心檔案資料的管理工作。統(tǒng)計(jì)匯總各客戶服務(wù)中心歸檔資料目錄清單，按期對(duì)各客戶服務(wù)中心檔案的歸檔工作進(jìn)行實(shí)地檢查。
五、檔案資料的借閱和使用
在進(jìn)行檔案資料借閱使用時(shí)，假如是在檔案室查閱一般資料，辦理一般登記手續(xù)即可；假如要查閱重要密級(jí)資料，須執(zhí)行檔案借閱審批手續(xù)，且一定在檔案室就地查閱后送還，不得私自帶出復(fù)印。
�。ㄊn案資料借閱的有關(guān)規(guī)定。
1.借閱的檔案資料一定準(zhǔn)時(shí)送還，并實(shí)時(shí)辦理清戶手續(xù)。一般不得超出7天，超出7天則需辦理續(xù)借手續(xù)，未辦理緩期手續(xù)且借出檔案超出15天者，對(duì)有關(guān)責(zé)任人進(jìn)行瀆職問(wèn)責(zé)辦理，在借閱時(shí)期造成資料丟掉者，依據(jù)資料的重要程度進(jìn)行相應(yīng)的辦理。
2.借閱者一定保證原樣送還所借的檔案資料，保證資料完好無(wú)損，不得在檔案資料上涂改、畫(huà)線、標(biāo)記等。
3.未經(jīng)贊同，借閱者不得隨意摘抄、攝影、復(fù)制檔案資料，凡經(jīng)贊同摘抄、復(fù)制的檔案資料一定由檔案資料管理人員進(jìn)行審察和查對(duì)。
4.實(shí)物檔案一般不外借，聲像檔案資料以復(fù)印件供給利用。
�。ㄊ模┮⒁獗Ｗo(hù)業(yè)主和住戶的個(gè)人信息，業(yè)主個(gè)人信息檔案在有關(guān)客戶服務(wù)中心的檔案庫(kù)中，如需調(diào)用含有業(yè)主個(gè)人隱私信息的資料，須經(jīng)客戶服務(wù)中心負(fù)責(zé)人贊同，有些需經(jīng)業(yè)主自己贊同，并由有關(guān)檔案人員記錄去處，追蹤有關(guān)信息資料的使用及其銷(xiāo)毀狀況。
六、檔案資料管理和判定
�。ㄊ澹┪飿I(yè)企業(yè)及各客戶服務(wù)中心依據(jù)自己實(shí)質(zhì)狀況設(shè)置綜合檔案室、資料保留室和庫(kù)房等，一定保證有相對(duì)獨(dú)立的空間，并能保證資料的安全與齊備。
1.庫(kù)房要相對(duì)獨(dú)立，并擁有防火、防盜、防潮、防光、防塵、防蟲(chóng)、防鼠、防高溫等功能，庫(kù)房?jī)?nèi)和庫(kù)房鄰近嚴(yán)禁擱置易燃易爆物件或其余危險(xiǎn)物件，并裝備滅火器械，標(biāo)示嚴(yán)禁煙火標(biāo)記。
2.庫(kù)房?jī)?nèi)全力按分類(lèi)設(shè)置，檔案資料按類(lèi)型齊整排放，保持通風(fēng)，并與窗戶垂直，防止陽(yáng)光直射，將全部檔案架一致編號(hào)，編制檔案資
料寄存地點(diǎn)索引。
�。ㄊ撸n案資料統(tǒng)計(jì)，詳細(xì)要求以下
1.物業(yè)企業(yè)及各客戶服務(wù)中心要在每年12月31日前對(duì)檔案資料的移出、收進(jìn)、整理、判定、保留的數(shù)目和狀況及檔案資料的借閱利用等狀況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)。
2.物業(yè)企業(yè)檔案員將統(tǒng)計(jì)結(jié)果報(bào)物業(yè)企業(yè)負(fù)責(zé)人，部下各客戶服務(wù)中心檔案員將統(tǒng)計(jì)結(jié)果報(bào)給客戶服務(wù)部負(fù)責(zé)人。
3.統(tǒng)計(jì)工作一定做到腳踏實(shí)地，照實(shí)反應(yīng)狀況，務(wù)必保證供給的數(shù)據(jù)正確，切合客觀實(shí)質(zhì)。
�。ㄊ耍n案資料的判定，包含以下要求
1.檔案資料一經(jīng)歸檔，未經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)判定和贊同，任何人不得私自銷(xiāo)毀。
2.經(jīng)判定后仍沒(méi)法確立其保留價(jià)值的檔案資料，應(yīng)持續(xù)保留至次年再進(jìn)行判定。
3.技術(shù)檔案資料鑒準(zhǔn)時(shí)，需附帶工程技術(shù)部門(mén)的專(zhuān)業(yè)建議。（十九）檔案資料的銷(xiāo)毀。
1.經(jīng)判定后贊同銷(xiāo)毀的檔案資料，由檔案室負(fù)責(zé)人妥當(dāng)辦理，不得作其余用途或看作廢紙銷(xiāo)售。
2.銷(xiāo)毀檔案資料須有起碼兩名監(jiān)銷(xiāo)人，監(jiān)銷(xiāo)人應(yīng)認(rèn)真復(fù)核要銷(xiāo)毀的檔案資料。銷(xiāo)毀完成須在銷(xiāo)毀清冊(cè)上注明“已銷(xiāo)毀”字樣和銷(xiāo)毀日期，監(jiān)銷(xiāo)人在銷(xiāo)毀清冊(cè)上署名。
3.檔案資料管理員應(yīng)實(shí)時(shí)做好檔案資料整理、檢索工具調(diào)整等工作。
七、獎(jiǎng)罰
�。ǘ┢髽I(yè)依據(jù)每年查核結(jié)果，關(guān)于在檔案管理過(guò)程中做出成績(jī)和貢獻(xiàn)，或許進(jìn)步特別突出的部門(mén)和個(gè)人賜予相應(yīng)表彰或獎(jiǎng)賞等。
�。ǘ唬╆P(guān)于工作不負(fù)責(zé)，未認(rèn)真貫徹執(zhí)行物業(yè)企業(yè)檔案工作要求的檔案管理人員，企業(yè)將對(duì)檔案管理的詳細(xì)工作人員和有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行處罰。
�。ǘ┮蚬芾砘蚴褂貌煌祝斐蓹n案信息外泄，或許未經(jīng)允許，私自將檔案資料抄寫(xiě)、復(fù)制與轉(zhuǎn)借別人等狀況，將依據(jù)情節(jié)嚴(yán)重程度，賜予相應(yīng)的處罰。
八、附則
�。ǘ┍竟芾碇贫扔善髽I(yè)客戶服務(wù)部訂正，自覺(jué)布之日起實(shí)行。
物業(yè)檔案管理制度3
1、技術(shù)檔案管理各類(lèi)技術(shù)資料必須分類(lèi)裝訂成冊(cè),編制目錄,專(zhuān)人管理及制訂借用制度。
技術(shù)檔案一般可分成四類(lèi):物業(yè)施工竣工驗(yàn)收的整套檔案資料;
設(shè)備的規(guī)范、標(biāo)準(zhǔn)、各項(xiàng)制度及技術(shù)標(biāo)準(zhǔn);
設(shè)備新技術(shù)信息及資料;
職工技術(shù)考核標(biāo)準(zhǔn)及資料。
1.1所有工程技術(shù)資料、圖紙、使用說(shuō)明書(shū)、工具書(shū)、工程維修保養(yǎng)原始記錄等均作為工程技術(shù)檔案在工程部資料室歸檔統(tǒng)一保管。
1.2文件、資料是大廈的重要財(cái)富,人人都要愛(ài)惜。
1.3未經(jīng)批準(zhǔn),不得將任何資料借給本公司以外人員。
1.4重要的工程技術(shù)檔案應(yīng)保存原件,原件通常不予借閱,以復(fù)印件的版本外借。
1.5檔案資料借閱要嚴(yán)格履行借閱手續(xù)。
除圖書(shū)外,檔案資料嚴(yán)禁帶出大廈。
重要資料只限在資料室內(nèi)閱讀。
1.6借閱圖書(shū)每次限借一本,特殊情況需得到總工程師批準(zhǔn)。
借期為一個(gè)月,到期應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。
圖書(shū)不得在個(gè)人手中長(zhǎng)期持有。
1.7對(duì)檔案資料,借閱人不得裁減、抽頁(yè)、亂畫(huà)、涂改,保持版面清潔。
2、設(shè)備登記卡設(shè)備登記卡是設(shè)備管理的主要依據(jù),每一臺(tái)設(shè)備都應(yīng)設(shè)立一張登記卡。
為了便于查閱,可按設(shè)備系統(tǒng)分別裝訂成冊(cè)。
現(xiàn)代化設(shè)備管理的一條重要經(jīng)驗(yàn),就是重視對(duì)設(shè)備狀況及維修保養(yǎng)工作情況的調(diào)查和統(tǒng)計(jì),系統(tǒng)地、有計(jì)劃地積累分析原始記錄,在調(diào)查分析中研究設(shè)備維修保養(yǎng)工作的規(guī)律,使設(shè)備能夠達(dá)到最高的綜合效率。
設(shè)備登記卡應(yīng)包括設(shè)備檢查、維修保養(yǎng)記錄,設(shè)備缺陷記錄以及重大事故記錄,這些可作為設(shè)備計(jì)劃?rùn)z修和確保設(shè)備正常運(yùn)行的`重要依據(jù),也是設(shè)備技術(shù)改造、報(bào)廢的主要依據(jù)。
設(shè)備一般每年按設(shè)備登記卡進(jìn)行一次全面的清點(diǎn)核對(duì),應(yīng)該做到帳物相符。
3用戶設(shè)備檔案卡物業(yè)的每套客房可認(rèn)為是為用戶服務(wù)的獨(dú)立設(shè)備,因此,每一獨(dú)立單元需設(shè)立一張用戶單元設(shè)備檔案卡。
這有利于掌握對(duì)用戶設(shè)備的完好程度及設(shè)備返修率程度的了解。
4質(zhì)量記錄《設(shè)備檔案卡》ed-tb-0309-113《設(shè)備編號(hào)法則》
物業(yè)檔案管理制度4
一、根據(jù)人事檔案、文件檔案、資料檔案等各類(lèi)屬性不同的文件資料進(jìn)行分類(lèi)，整理、立卷，做好文件索引，歸檔存放、管理。
二、各類(lèi)檔案資料設(shè)專(zhuān)柜存放保管，分類(lèi)編號(hào)、編注目錄，以便查閱。
三、經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)批示傳閱的文件，須隨文將領(lǐng)導(dǎo)批示和傳閱人簽字一并歸檔。
四、注意做好保密工作。借閱文件，須經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。若需抄摘或復(fù)印，應(yīng)事先請(qǐng)示，未經(jīng)批準(zhǔn)不提抄摘或復(fù)印。
五、業(yè)主檔案資料設(shè)專(zhuān)柜存放、保管，未經(jīng)業(yè)主許可或公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)（除本公司有關(guān)工作人員外）不得查閱或泄露業(yè)主檔案資料。
六、定時(shí)檢查、核對(duì)檔案件數(shù)，做好防蟲(chóng)、防塵、防潮、防遺失工作，發(fā)現(xiàn)異�；騺G失，及時(shí)向領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)，查明原因。妥善處理。
七、對(duì)已失去作用的.檔案資料要進(jìn)行銷(xiāo)毀或用碎紙機(jī)處理，銷(xiāo)毀檔案資料要經(jīng)過(guò)認(rèn)真鑒定，列出清單，送領(lǐng)導(dǎo)審批后指派專(zhuān)人監(jiān)銷(xiāo)，防止泄密。
物業(yè)檔案管理制度5
一、總則
1.1 本制度是為了規(guī)范物業(yè)檔案室的管理，保證檔案的安全、完整、有效利用，提高檔案管理效率，滿足業(yè)主、員工和相關(guān)部門(mén)的需求。
1.2 本制度適用于物業(yè)管理公司及其下屬的所有物業(yè)項(xiàng)目。
二、檔案室的設(shè)立和管理
2.1 物業(yè)檔案室應(yīng)設(shè)在安全、干燥、通風(fēng)、防火的地方，距離易燃、易爆物品有一定的安全距離。
2.2 物業(yè)檔案室的設(shè)立應(yīng)由物業(yè)管理公司提出申請(qǐng)，報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)審批后實(shí)施。
2.3 物業(yè)檔案室的日常管理工作由物業(yè)管理公司負(fù)責(zé)，包括檔案的收集、整理、保存、利用等。
2.4 物業(yè)檔案室的'人員應(yīng)具備一定的檔案管理和計(jì)算機(jī)操作知識(shí)，定期進(jìn)行培訓(xùn)和考核。
三、檔案的收集和整理
3.1 物業(yè)檔案室應(yīng)及時(shí)收集各類(lèi)檔案，包括業(yè)主信息、物業(yè)服務(wù)記錄、維修記錄、安全記錄等。
3.2 物業(yè)檔案室應(yīng)對(duì)收集到的檔案進(jìn)行分類(lèi)、編號(hào)、裝訂，建立檔案目錄。
3.3 物業(yè)檔案室應(yīng)定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)處理，確保檔案的安全和完整。
四、檔案的保存和利用
4.1 物業(yè)檔案室應(yīng)采取防火、防潮、防蟲(chóng)、防盜等措施，保證檔案的安全保存。
4.2 物業(yè)檔案室應(yīng)建立檔案借閱制度，對(duì)于需要借閱的檔案，應(yīng)按照規(guī)定的程序辦理借閱手續(xù)。
4.3 物業(yè)檔案室應(yīng)積極為業(yè)主提供查詢服務(wù)，滿足其了解和使用物業(yè)信息的需求。
五、檔案的銷(xiāo)毀
5.1 物業(yè)檔案室應(yīng)根據(jù)國(guó)家有關(guān)法律法規(guī)和公司的規(guī)定，定期對(duì)過(guò)期或無(wú)用的檔案進(jìn)行銷(xiāo)毀。
5.2 物業(yè)檔案室在銷(xiāo)毀檔案時(shí)，應(yīng)進(jìn)行登記，并采取相應(yīng)措施，確保銷(xiāo)毀的安全和徹底。
六、附則
6.1 本制度自發(fā)布之日起執(zhí)行。
6.2 對(duì)本制度的修改和解釋權(quán)歸物業(yè)管理公司所有。
物業(yè)檔案管理制度6
1、目的
為了規(guī)范人事檔案管理過(guò)程，實(shí)現(xiàn)人事檔案管理統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)、統(tǒng)一模式，從而提高檔案管理質(zhì)量，為人事運(yùn)用提供有效參考，特制定本制度。
2、適用范圍
佳兆業(yè)物業(yè)管理公司本部及各下屬分公司。
3、原則
統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級(jí)保管、分級(jí)查閱的原則，確保檔案的齊整性和保密性；
4、職責(zé)
4.1本部人力資源職能部門(mén)
4.1.1收集、整理、立卷、保管本部員工檔案、備案下屬分公司經(jīng)理助理級(jí)（含）以上員工、人力資源管理人員、財(cái)務(wù)人員、（助理）秩序維護(hù)主任的人事檔案復(fù)印件。
4.1.2負(fù)責(zé)所保管的員工檔案的借閱、移交和銷(xiāo)毀工作。
4.1.3監(jiān)督各下屬分公司的人事檔案管理工作。
4.2各下屬分公司人力資源職能部門(mén)
4.2.1收集、整理、立卷、保管各公司/服務(wù)中心A系列員工的人事檔案。
4.2.2負(fù)責(zé)人事檔案的借閱、移交和銷(xiāo)毀工作。
4.2.3監(jiān)督各物業(yè)服務(wù)中心的人事檔案管理工作。
4.3各物業(yè)服務(wù)中心
4.3.1收集、整理、立卷、保管各服務(wù)中心B系列員工的人事檔案。
4.3.2負(fù)責(zé)B系列員工人事檔案的`借閱、移交和銷(xiāo)毀工作。
5、內(nèi)容
5.1人事檔案管理流程
5.2職位申請(qǐng)表、個(gè)人簡(jiǎn)歷、員工勞動(dòng)合同、勞動(dòng)合同簽署聲明、體檢表、身份證、學(xué)歷和專(zhuān)業(yè)資質(zhì)證書(shū)、驗(yàn)證證明、離職證明、規(guī)章制度培訓(xùn)確認(rèn)、發(fā)放工資的銀行卡、獎(jiǎng)懲記錄及各種簽批的人事異動(dòng)、薪資、培訓(xùn)等文件。
5.3檔案編碼
5.3.1檔案編碼按服務(wù)中心、部門(mén)、員工工號(hào)進(jìn)行編碼。
5.3.2 E—HR系統(tǒng)中的員工工號(hào)為檔案編碼號(hào)，假如水岸新都一秩序維護(hù)員員工工號(hào)為A。00012，則此員工檔案編碼號(hào)為：“水岸新都秩序A00012”。
5.4檔案查閱權(quán)限
5.4.1物業(yè)公司總經(jīng)理、本部人力資源職能部門(mén)負(fù)責(zé)人、分管高管、檔案管理員可查閱所有員工的檔案。
5.4.2各分公司總經(jīng)理、人力資源部門(mén)負(fù)責(zé)人、分管高管、檔案管理員可查閱分公司所有員工的檔案。
5.4.3各服務(wù)中心負(fù)責(zé)人可查閱其下屬B系列員工的檔案。
5.4.4其余員工或管理人員不得查閱員工人事檔案。
5.5人事檔案借閱手續(xù)
由借閱人填寫(xiě)《檔案借閱申請(qǐng)單》，報(bào)人力資源職能部門(mén)/分公司（服務(wù)中心）負(fù)責(zé)人核準(zhǔn)并備案。
5.6檔案調(diào)動(dòng)
跨公司調(diào)動(dòng)，在接到有關(guān)通知文件后5個(gè)工作日內(nèi)，由該員工原所在公司人力資源職能部門(mén)將該員工的檔案原件裝袋、貼好封條、并由封袋人簽名，填寫(xiě)《檔案移交清單》一式兩份，傳遞至被調(diào)住公司人力資源職能部門(mén)簽收，并返還一份由原公司人力資源職能部門(mén)備存。
5.7離職員工檔案
5.7.1離職員工檔案與在職員工檔案分開(kāi)管理，按月整理統(tǒng)一存放，離職員工檔案保存期為該員工離職后2年，并確保資料完整無(wú)缺，離職人員檔案不得取回。
5.7.2離職員工檔案滿2年后，由人事檔案管理員呈報(bào)《檔案銷(xiāo)毀審批表》，報(bào)人力資源職能部門(mén)負(fù)責(zé)人——人力資源職能部門(mén)分管高管——總經(jīng)理審批后，進(jìn)行粉碎處理。
5.8嚴(yán)格人事檔案的收集、管理及保存，保持機(jī)密，檔案應(yīng)由人事管理員/主管保管。如出現(xiàn)檔案信息外泄，將追究人事檔案管理員及人事負(fù)責(zé)人、分管高管的責(zé)任。
5.9各分公司人事檔案管理員收到其他公司/服務(wù)中心移交的檔案后，必須檢查封條是否完好，按《檔案移交清單》進(jìn)行清點(diǎn)再存檔。
5.10人事檔案的保管應(yīng)嚴(yán)格按照統(tǒng)一的歸檔標(biāo)準(zhǔn)分類(lèi)，按服務(wù)中心、部門(mén)、工號(hào)分類(lèi)存檔，目錄清楚、編列有序、裝訂規(guī)范。
6、附則
6.1本制度由物業(yè)公司本部行政及人力資源部修訂，解釋權(quán)歸本部行政及人力資源部所有，自頒布之日起執(zhí)行。
6.2附件
人事檔案資料封面
人事檔案存檔目錄人事檔案借閱申請(qǐng)表
人事檔案移交清單人事檔案銷(xiāo)毀審批表（B系列員工）
佳兆業(yè)物業(yè)管理公司本部行政及人力資源部二○○九年八月四日
物業(yè)檔案管理制度7
物業(yè)檔案是隨著物業(yè)管理行為的出現(xiàn)而產(chǎn)生的,盡管檔案管理不是物業(yè)管理工作的主要環(huán)節(jié),然而其重要地位卻不容忽視。物業(yè)管理工作正式開(kāi)展后,幾乎每一個(gè)環(huán)節(jié)都離不開(kāi)檔案,無(wú)論是維修、養(yǎng)護(hù)物業(yè)設(shè)施,還是了解業(yè)主及物業(yè)使用人情況,或是收取管理費(fèi)用、開(kāi)發(fā)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)等,都要用到物業(yè)檔案。隨著現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)的發(fā)展,無(wú)論是物業(yè)管理還是檔案管理,都在向著現(xiàn)代化的管理目標(biāo)邁進(jìn),物業(yè)檔案的現(xiàn)代化管理也成為必然趨勢(shì)。
物業(yè)檔案是物業(yè)管理公司在從事物業(yè)管理活動(dòng)時(shí)直接形成的對(duì)國(guó)家和社會(huì)有保存價(jià)值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。隨著物業(yè)管理的'不斷發(fā)展和完善,物業(yè)檔案的種類(lèi)也在不斷增加。
一、檔案管理運(yùn)作環(huán)節(jié)
1、設(shè)立檔案室,采取系統(tǒng)化、科學(xué)化、現(xiàn)代化的先進(jìn)手段,建立相應(yīng)的規(guī)章制度,對(duì)所有檔案資料進(jìn)行嚴(yán)格管理。
2、資料的收集堅(jiān)持內(nèi)容真實(shí)的原則,根據(jù)實(shí)際資料和信息資料的內(nèi)容,在實(shí)際工作中從需要出發(fā),擴(kuò)大資料的來(lái)源渠道。
二、資料分類(lèi)整理
收集后的所有信息資料,統(tǒng)一由檔案管理員整理。整理的重點(diǎn)是去偽存真,根據(jù)檔案的來(lái)源、信息的內(nèi)容、信息的表現(xiàn)形式等特點(diǎn)進(jìn)行細(xì)分,做到條理清晰、分類(lèi)合理。
三、檔案內(nèi)容
范圍分類(lèi)資料內(nèi)容
房產(chǎn)公司提供資料產(chǎn)權(quán)資料立項(xiàng)文件、工期批復(fù)文件、規(guī)劃會(huì)審文件、規(guī)劃用地許可證、土地證、擴(kuò)初會(huì)審文件、建設(shè)規(guī)劃許可證
技術(shù)資料規(guī)劃圖、竣工圖、地質(zhì)勘察報(bào)告、工程預(yù)決算書(shū)、圖紙會(huì)審記錄、竣工驗(yàn)收證明書(shū)、總平面圖、平面圖、房屋及設(shè)備使用技術(shù)資料
管理處建立的資料物業(yè)資料小區(qū)基本資料、商業(yè)網(wǎng)點(diǎn)資料、娛樂(lè)設(shè)施資料、路標(biāo)、門(mén)牌、室號(hào)配置圖
業(yè)主資料入住通知書(shū)、業(yè)主公約、業(yè)主情況登記表、裝修申請(qǐng)表、房屋交接單
日常管理資料日常工作記錄、各類(lèi)協(xié)議、各種設(shè)施設(shè)備檔案
四、資料歸檔整理
1、按照資料本身的內(nèi)在規(guī)律、聯(lián)系進(jìn)行科學(xué)地分類(lèi)與保存。
2、檔案按不同業(yè)務(wù)性質(zhì)、編號(hào)、造冊(cè)、編輯,分柜保存,運(yùn)用計(jì)算機(jī)等先進(jìn)的管理手段,盡可能的把其他形式的檔案資料轉(zhuǎn)化為電腦儲(chǔ)存,便于查找和調(diào)用。
3、檔案的出室、入室都有嚴(yán)格的規(guī)定:出室必須由管理處主任同意,經(jīng)登記后方可借出;入室時(shí),須由專(zhuān)人進(jìn)行檢查,如有破損,立即修復(fù),并追究有關(guān)人員的責(zé)任。檔案管理人員需及時(shí)收回在外文件,嚴(yán)防文件的流失。
4、檔案的管理環(huán)境做到'三防',即防火、防潮、防變質(zhì)。
物業(yè)檔案管理制度8
提要:
檔案管理的工作原則:符合實(shí)際、可操作、規(guī)范、嚴(yán)謹(jǐn)。
以公司企業(yè)文化理念及iso9000質(zhì)量規(guī)律體系為指導(dǎo)，導(dǎo)入iso14000環(huán)境管理體系思想。以國(guó)家相關(guān)法律法規(guī)和業(yè)主需求為基礎(chǔ)，建立科學(xué)、規(guī)范、嚴(yán)謹(jǐn)?shù)墓芾碇贫润w系。
檔案的建立與管理科學(xué)化、規(guī)范化、技術(shù)化、高標(biāo)準(zhǔn)。
完善的管理制度是保證現(xiàn)代企業(yè)正常有序運(yùn)作的必要條件;科學(xué)化、規(guī)范化的檔案管理能為企業(yè)的高效運(yùn)作和快速發(fā)展提供強(qiáng)大的信息資源支持。完善的規(guī)章制度和科學(xué)化、規(guī)范化的檔案管理是提供專(zhuān)業(yè)化物業(yè)管理服務(wù)的重要基礎(chǔ)，能有效的為物業(yè)及公用設(shè)施的使用、維修以及各項(xiàng)物業(yè)管理服務(wù)工作提供引導(dǎo)和服務(wù)。
本公司素以嚴(yán)格規(guī)范的管理而著稱(chēng)，在某某行政中心實(shí)施物業(yè)管理過(guò)程中，我們將依然按照iso9001質(zhì)量管理體系規(guī)范和iso14000環(huán)境管理體系的管理思想和管理方法，作到治而不亂、管而不死，堅(jiān)決貫徹規(guī)范管理與專(zhuān)業(yè)服務(wù)相結(jié)合的路線。常言道:'沒(méi)有規(guī)矩，不成方圓'，必要的規(guī)章制度是作好物業(yè)管理服務(wù)的保證，要使該物管區(qū)域的管理與服務(wù)走上正軌，實(shí)現(xiàn)標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化和制度化的管理，必須從基礎(chǔ)抓起。本公司目前有一套完善的規(guī)章制度，這些制度的建立，是以政府相關(guān)法律法規(guī)和公司的經(jīng)營(yíng)宗旨、經(jīng)營(yíng)范圍和業(yè)主需求的`為依據(jù)，并在多年的實(shí)踐運(yùn)作中反復(fù)補(bǔ)充修改，逐步健全完善和提高的。
概括地說(shuō)，這些制度包括兩大方面:一是公司操作管理制度，是公司在各物管點(diǎn)提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)的操作準(zhǔn)則和依據(jù)，其總體涵蓋:公眾制度部分，內(nèi)部崗位責(zé)任制，管理運(yùn)作制度和考核標(biāo)準(zhǔn)，它們整合形成一套完整的操作體系，以指導(dǎo)日常物業(yè)服務(wù)的方方面面，與傳統(tǒng)的管理方式相比，其更顯科學(xué)、規(guī)范。二是專(zhuān)門(mén)針對(duì)某某區(qū)行政中心物業(yè)服務(wù)項(xiàng)目所制訂的系列內(nèi)部崗位制度，它包含事務(wù)所各崗位/部門(mén)職責(zé)描述、各類(lèi)人員職能規(guī)范、考核標(biāo)準(zhǔn)等，這一套制度的建立，為該物業(yè)服務(wù)項(xiàng)目完善內(nèi)部機(jī)制，造就一支高素質(zhì)、高績(jī)效的員工隊(duì)伍奠定了基礎(chǔ)，以完美的物業(yè)服務(wù)夯實(shí)政府辦事效率，提升政府形象。
一、規(guī)章制度的建立與管理
1、行政中心物業(yè)管理處管理制度的建立應(yīng)符合相關(guān)的法律法規(guī)，所有管理制度的建立，均以法律法規(guī)及物業(yè)管理委托合同為基礎(chǔ)，物業(yè)管理活動(dòng)中各法律主體的合法權(quán)益，特別對(duì)行政中心我們的責(zé)任和義務(wù)進(jìn)行細(xì)化，并使之制度化、規(guī)范化，以保證如實(shí)履行物業(yè)管理委托合同規(guī)定的義務(wù)。
2、在建立某某區(qū)行政中心物業(yè)管理內(nèi)部管理制度時(shí)，以我公司現(xiàn)有的管理運(yùn)作制度和iso9000質(zhì)量體系為基礎(chǔ)，結(jié)合行政中心物業(yè)管理的具體特點(diǎn)和要求，并導(dǎo)入iso14000環(huán)境管理體系和ohsas18000職業(yè)安全健康管理體系，對(duì)整個(gè)規(guī)章制度體系作適當(dāng)?shù)男抻喓驼希拐滓?guī)章制度體系更切合實(shí)際，操作性更強(qiáng)。
3、規(guī)章制度注重服務(wù)、管理和責(zé)任的統(tǒng)一。每一項(xiàng)制度責(zé)任者對(duì)所承擔(dān)的管理、服務(wù)各項(xiàng)責(zé)任明確具體并相互關(guān)聯(lián)。
4、在定性的基礎(chǔ)上強(qiáng)調(diào)定量的要求極其重要性，使績(jī)效考核評(píng)估具有標(biāo)準(zhǔn)尺度和依據(jù)，又能激發(fā)員工工作熱情。
5、注重物業(yè)管理活動(dòng)中各部門(mén)人員職責(zé)范圍和工作接口關(guān)系，梳理各個(gè)環(huán)節(jié)，用制度使其環(huán)環(huán)相扣，做到有序規(guī)范的運(yùn)作，協(xié)調(diào)一致。
6、制度文字條款簡(jiǎn)明扼要，便于員工理解、記憶、接受、執(zhí)行。
(規(guī)章制度的內(nèi)容見(jiàn)物業(yè)管理服務(wù)方案附件《管理制度匯編》)。
二、檔案的建立與管理
規(guī)章制度的執(zhí)行，需要通過(guò)檔案管理手段來(lái)實(shí)現(xiàn)。某某區(qū)行政中心物業(yè)管理檔案的建立與管理就是圍繞規(guī)章制度的執(zhí)行而進(jìn)行的，對(duì)相關(guān)記錄進(jìn)行規(guī)范、整理、歸檔，做到每一項(xiàng)管理工作都有計(jì)劃、有標(biāo)準(zhǔn)、有規(guī)范、有記錄。因此，我們將在行政中心配備專(zhuān)職檔案管理人員，對(duì)所有檔案資料進(jìn)行嚴(yán)格的、科學(xué)的、系統(tǒng)的管理，為整個(gè)管理工作的分析和改進(jìn)提供可靠的依據(jù)和信息支撐。
三、物業(yè)管理檔案的分類(lèi)
1、物業(yè)管理檔案的分類(lèi)以公司的檔案員崗位責(zé)任制度、檔案管理規(guī)定以及質(zhì)量體系中的質(zhì)量記錄控制程序等為工作依據(jù)，做到有章可循、有據(jù)可查、可量化、可考核。
2、物業(yè)管理檔案按三個(gè)層面進(jìn)行分類(lèi)管理:
(1)第一層面:以建設(shè)部頒發(fā)的《全國(guó)物業(yè)管理示范大廈標(biāo)準(zhǔn)》建立管理檔案框架，對(duì)檔案資料采用統(tǒng)一格式。
(2)第二層面:融合了行政中心的實(shí)際情況、iso14000、ohsas18000管理體系思想的iso9000質(zhì)量管理體系文件及管理運(yùn)作制度、公眾管理制度等，通過(guò)適應(yīng)性修改，形成復(fù)合型行政中心物業(yè)管理檔案資料。
(3)第三層面:將執(zhí)行復(fù)合型管理體系文件、相關(guān)規(guī)章制度的各種現(xiàn)場(chǎng)記錄補(bǔ)充到管理檔案架構(gòu)中，形成檔案管理的終端。
3、xx區(qū)行政中心是某某區(qū)政府的首腦機(jī)關(guān)，保密范圍涉及到原始文件資料，其保密方式和保密要求都不同于其他物業(yè)。因此，我們將對(duì)日常管理檔案采用定期歸檔、密級(jí)保管等的方式嚴(yán)格進(jìn)行。
物業(yè)檔案管理制度9
一、背景介紹
隨著經(jīng)濟(jì)的不斷發(fā)展和城市化的進(jìn)程，物業(yè)管理在城市生活中扮演著重要的角色。為了更好地管理和服務(wù)物業(yè)客戶，建立一套健全的物業(yè)客戶檔案管理制度是必不可少的。
二、目的和意義
確保物業(yè)客戶信息的統(tǒng)一、完整和準(zhǔn)確；
2 、提高物業(yè)服務(wù)效率和水平；
3 、為物業(yè)決策提供可靠的數(shù)據(jù)參考；
4 、加強(qiáng)與物業(yè)客戶的溝通和合作。
三、檔案建立與管理
1 、檔案建立
（1）在客戶入住物業(yè)前，要求客戶提供個(gè)人身份證明、聯(lián)系方式、家庭成員及單位情況等基本信息，建立客戶檔案；
（2）對(duì)于企事業(yè)單位客戶，還應(yīng)建立組織機(jī)構(gòu)代碼、稅務(wù)登記號(hào)等信息，并提供相關(guān)證明文件；
�。�3）對(duì)于租賃客戶，要求提供租賃合同、租金繳納證明等相關(guān)資料。
2 、檔案管理
�。�1）分類(lèi)管理：根據(jù)檔案類(lèi)型進(jìn)行分類(lèi)管理，如個(gè)人住戶檔案、企事業(yè)單位客戶檔案、租賃客戶檔案等；
（2）檔案編號(hào)：為每個(gè)客戶檔案分配唯一的檔案編號(hào)，并進(jìn)行標(biāo)識(shí)和記錄；
�。�3）檔案整理：定期對(duì)客戶檔案進(jìn)行整理和清理，確保檔案的完整和準(zhǔn)確；
�。�4）檔案存儲(chǔ)：建立專(zhuān)門(mén)的檔案室進(jìn)行存儲(chǔ)，對(duì)檔案進(jìn)行保密、防火、防潮等處理；
�。�5）檔案查閱：保障客戶合法權(quán)益的前提下，提供方便快捷的檔案查閱服務(wù)。
四、檔案內(nèi)容和更新
1 、基本信息
�。�1）個(gè)人住戶檔案：包括客戶姓名、性別、年齡、身份證號(hào)碼、聯(lián)系方式、住址等；
�。�2）企事業(yè)單位客戶檔案：包括單位名稱(chēng)、組織機(jī)構(gòu)代碼、稅務(wù)登記號(hào)、聯(lián)系方式、辦公地址等；
�。�3）租賃客戶檔案：包括租賃合同、租戶姓名、聯(lián)系方式、租金繳納證明等。
2 、動(dòng)態(tài)信息更新
�。�1）客戶遷入、遷出信息；
�。�2）客戶家庭成員變動(dòng)信息，如婚姻狀況、子女入學(xué)等；
�。�3）客戶單位經(jīng)營(yíng)情況、稅務(wù)信息等。
五、檔案保密與安全
1 、保密措施
�。�1）對(duì)客戶檔案中的個(gè)人隱私信息，如身份證號(hào)碼、聯(lián)系方式等進(jìn)行嚴(yán)格保密；
（2）嚴(yán)格限制檔案查閱權(quán)限，只允許授權(quán)人員進(jìn)行查閱和使用；
�。�3）加強(qiáng)信息系統(tǒng)的安全保護(hù)，防止未經(jīng)授權(quán)的人員獲取檔案信息。
2 、檔案安全措施
�。�1）檔案室要求嚴(yán)格控制出入口，防止非法人員進(jìn)入；
�。�2）檔案室配備專(zhuān)門(mén)的監(jiān)控設(shè)備，保證檔案安全；
�。�3）定期備份檔案數(shù)據(jù)，防止檔案丟失或損壞。
六、檔案利用與管理
1 、信息查詢和報(bào)表
�。�1）客戶檔案應(yīng)提供方便快捷的查詢和統(tǒng)計(jì)功能，以滿足物業(yè)日常工作的需要；
�。�2）定期生成客戶檔案報(bào)表，提供給物業(yè)決策相關(guān)人員使用。
2 、客戶服務(wù)與管理
（1）根據(jù)客戶檔案提供個(gè)性化的服務(wù)和管理；
�。�2）定期與客戶進(jìn)行溝通和聯(lián)系，了解客戶需求和意見(jiàn)；
�。�3）在重要事項(xiàng)變化時(shí)及時(shí)更新客戶檔案。
七、改進(jìn)措施與建議
1 、不斷優(yōu)化客戶檔案管理流程，提高工作效率；2 、引入信息技術(shù)，實(shí)現(xiàn)客戶檔案的電子化管理；
3 、定期組織員工培訓(xùn)，提高檔案管理水平和服務(wù)質(zhì)量。
綜上所述，物業(yè)客戶檔案管理制度的建立和實(shí)施對(duì)于提高物業(yè)服務(wù)質(zhì)量、加強(qiáng)與客戶的溝通和合作具有重要意義。只有通過(guò)完善的檔案管理制度，才能更好地服務(wù)客戶，提升物業(yè)管理水平。八、檔案管理流程
為了確保物業(yè)客戶檔案管理的規(guī)范和高效，需要建立一套完整的檔案管理流程。
1 、檔案建立流程
�。�1）接收客戶信息：物業(yè)管理人員應(yīng)在客戶入住物業(yè)前，要求客戶提供個(gè)人身份證明、聯(lián)系方式、家庭成員及單位情況等基本信息。
�。�2）檔案登記：將客戶提供的信息進(jìn)行歸檔，并為每個(gè)客戶分配唯一的檔案編號(hào)。
�。�3）信息核實(shí)：核實(shí)客戶提供的信息的真實(shí)性和準(zhǔn)確性，確保檔案信息的可靠性。
（4）檔案歸類(lèi)：根據(jù)檔案類(lèi)型進(jìn)行分類(lèi)管理，如個(gè)人住戶檔案、企事業(yè)單位客戶檔案、租賃客戶檔案等。
�。�5）檔案存儲(chǔ)：將客戶檔案存放在專(zhuān)門(mén)的.檔案室中，做好防火、防潮、防盜等安全措施。
2 、檔案更新流程
�。�1）定期更新：根據(jù)客戶提供的個(gè)人住戶或單位信息的變更情況，對(duì)客戶檔案進(jìn)行定期更新。
�。�2）動(dòng)態(tài)信息更新：包括客戶遷入、遷出信息、家庭成員變動(dòng)信息等，及時(shí)更新到客戶檔案中。
�。�3）檔案查閱：對(duì)于需要查閱和使用客戶檔案的人員，需要經(jīng)過(guò)授權(quán)，并按照相關(guān)流程進(jìn)行查閱，避免檔案信息泄露。
3 、檔案整理和清理流程
�。�1）定期整理：定期對(duì)客戶檔案進(jìn)行整理和清理，刪除過(guò)期和無(wú)效的檔案信息，保持檔案的完整和準(zhǔn)確性。
�。�2）檔案裝訂：對(duì)于松散的檔案文件，進(jìn)行裝訂和整理，提高檔案的可讀性和保存性。
�。�3）檔案歸檔：將整理好的客戶檔案按照規(guī)定的流程和標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行歸檔，確保每個(gè)檔案的存放位置和狀態(tài)清晰可見(jiàn)。
4 、檔案保密和安全流程
�。�1）保密措施：對(duì)客戶檔案中的個(gè)人隱私信息進(jìn)行嚴(yán)格保密，不得泄露和濫用。
�。�2）權(quán)限控制：對(duì)于需要查閱和使用檔案的員工，進(jìn)行權(quán)限控制，確保檔案信息的安全。
�。�3）檔案安全：加強(qiáng)檔案室的安全防護(hù)，限制非授權(quán)人員的進(jìn)入，定期檢查檔案室的安全設(shè)施和防護(hù)措施。
九、檔案管理系統(tǒng)引入
為了提高檔案管理的效率和便利性，可以引入信息技術(shù)，實(shí)現(xiàn)客戶檔案的電子化管理。
1 、電子檔案建立：建立客戶檔案的電子數(shù)據(jù)庫(kù)，并將所有客戶檔案中的信息進(jìn)行電子化處理，提高信息存儲(chǔ)和檢索的效率。 2 、檔案管理軟件：引入專(zhuān)業(yè)的檔案管理軟件，實(shí)現(xiàn)對(duì)客戶檔案的全流程管理，包括檔案建立、檔案更新、檔案整理、檔案查閱等功能。
3 、檔案安全措施：對(duì)電子檔案進(jìn)行加密和備份，確保檔案信息的安全性和完整性，防止意外丟失和損毀。
4 、電子檔案查詢和報(bào)表：通過(guò)電子檔案管理系統(tǒng)，可以方便快捷地進(jìn)行客戶檔案的查詢和生成報(bào)表，提供給物業(yè)決策相關(guān)人員使用。
十、員工培訓(xùn)和質(zhì)量管理
為了提高檔案管理人員的專(zhuān)業(yè)水平和服務(wù)質(zhì)量，需要進(jìn)行定期的員工培訓(xùn)和質(zhì)量管理。
1 、培訓(xùn)內(nèi)容：包括檔案管理制度、檔案管理流程、檔案管理軟件的使用等方面的培訓(xùn)。
2 、質(zhì)量評(píng)估：定期評(píng)估檔案管理人員的服務(wù)質(zhì)量和工作效率，及時(shí)發(fā)現(xiàn)問(wèn)題并進(jìn)行改進(jìn)。
3 、績(jī)效考核：將檔案管理人員的檔案管理質(zhì)量和工作效率納入績(jī)效考核體系，激勵(lì)和獎(jiǎng)勵(lì)優(yōu)秀表現(xiàn)的人員。
十一、總結(jié)和建議
物業(yè)客戶檔案管理制度的建立和實(shí)施對(duì)于提高物業(yè)服務(wù)質(zhì)量、加強(qiáng)與客戶的溝通和合作具有重要意義。通過(guò)健全的檔案管理制度，可以確保物業(yè)客戶信息的統(tǒng)一、完整和準(zhǔn)確，提高物業(yè)服務(wù)效率和水平，提供可靠的數(shù)據(jù)參考，加強(qiáng)與物業(yè)客戶的溝通和合作。此外，引入信息技術(shù)，實(shí)現(xiàn)客戶檔案的電子化管理，可以進(jìn)一步提高檔案管理的效率和便利性。同時(shí)，通過(guò)員工培訓(xùn)和質(zhì)量管理，可以提高檔案管理人員的專(zhuān)業(yè)水平和服務(wù)質(zhì)量。在實(shí)施檔案管理制度的過(guò)程中，還應(yīng)不斷優(yōu)化流程，提高工作效率，同時(shí)保障檔案的保密和安全性。
綜上所述，只有通過(guò)完善的物業(yè)客戶檔案管理制度，才能更好地服務(wù)客戶，提升物業(yè)管理水平。在未來(lái)的工作中，我們應(yīng)不斷總結(jié)經(jīng)驗(yàn)，改進(jìn)工作方法，進(jìn)一步提高物業(yè)客戶檔案管理的水平和質(zhì)量。
物業(yè)檔案管理制度10
(一)意義
(二)文件檔案的類(lèi)別與形式
公司文件檔案包括以下各類(lèi)別的書(shū)面文字形式、磁卡和電腦存藏(硬盤(pán)存藏、磁盤(pán)存藏)形式。
1.公司法律文件:公司章程、批準(zhǔn)證書(shū)、營(yíng)業(yè)執(zhí)照、驗(yàn)資報(bào)告、審計(jì)報(bào)告、企業(yè)代碼、銀行稅務(wù)登記等
2.公司董事會(huì)文件:董事會(huì)構(gòu)成、股本構(gòu)成、董事會(huì)決議、記要等
3.公司管理制度:公司運(yùn)營(yíng)、行政、財(cái)務(wù)、業(yè)務(wù)管理制度、文本、流程
4.公司財(cái)務(wù)資料:各類(lèi)總、分帳冊(cè)、報(bào)表、單據(jù)、憑賬、報(bào)告等
5.公司人事薪資:人事結(jié)構(gòu)、錄用考核文件、薪資結(jié)構(gòu)、薪資表、獎(jiǎng)金計(jì)劃及分配記錄、獎(jiǎng)懲記錄、保險(xiǎn)計(jì)劃及記錄《勞動(dòng)合同》等
6.公司經(jīng)營(yíng)策略規(guī)劃:客戶需求分析、市場(chǎng)分析、各種調(diào)查分析、營(yíng)銷(xiāo)策略、公關(guān)網(wǎng)絡(luò)、實(shí)施計(jì)劃等
7.公司客戶名冊(cè):客戶名冊(cè)、服務(wù)合同、協(xié)議、策略聯(lián)盟協(xié)議、客戶拓展、防談名冊(cè)及記錄等
8.公司業(yè)務(wù)文件:公司各項(xiàng)對(duì)外服務(wù)的內(nèi)部管理制度、流程、文本及有關(guān)方法培訓(xùn)資料、報(bào)價(jià)體系等
9.公司客戶服務(wù)文件:服務(wù)過(guò)程中與客戶溝通產(chǎn)生的往來(lái)傳真、往來(lái)函、建議書(shū)、分析底稿、調(diào)查底稿、客戶提供之資料等
10.公司客戶檔案:已結(jié)案客戶的.完整檔案,包括客戶服務(wù)資料及公司各種服務(wù)文本、方案、策劃、設(shè)計(jì)成果等
11.公司專(zhuān)業(yè)資料:公司搜集的各種業(yè)務(wù)文本、流程、制度、企劃書(shū)、顧問(wèn)服務(wù)理論、方法、同業(yè)服務(wù)成果、各類(lèi)行業(yè)資料、公司由政府主管部門(mén)獲取及購(gòu)買(mǎi)的政策法規(guī)、公司各類(lèi)剪報(bào)等
12.公司圖書(shū)、雜志:公司由公開(kāi)發(fā)行系統(tǒng)購(gòu)買(mǎi)、訂購(gòu)的各種圖書(shū)、雜志
13.公司日常行政文件:日常通知、備忘、報(bào)告、批復(fù)、外來(lái)文函
14.公司宣傳資料:公司對(duì)外宣傳廣告用之公司介紹、業(yè)務(wù)介紹、互聯(lián)網(wǎng)主頁(yè)介紹等。
物業(yè)檔案管理制度11
1.客戶檔案的管理工作由客務(wù)部負(fù)責(zé)。
2.客戶資料按單元號(hào)一戶一檔建立，按樓層統(tǒng)一存放在客戶檔案文件柜內(nèi)。
3.每個(gè)客戶檔案內(nèi)由入住資料、二裝資料、往來(lái)函和房門(mén)鎖、電話、車(chē)位、水牌、客戶加班等申請(qǐng)單等組成，退租客戶的資料須及時(shí)裝訂另存。
4.每個(gè)客戶檔案均按日期順序排列，將最新的文件擺在最前面。
5.客戶檔案的標(biāo)牌須與檔案內(nèi)現(xiàn)客戶的公司名稱(chēng)吻合。
6.客務(wù)部每年整理一次退租客戶檔案，對(duì)已裝訂好的退租客戶資料打印目錄后按樓層裝入文件盒內(nèi)存放。
7.客戶檔案查閱可向客務(wù)主管借出，經(jīng)客務(wù)部經(jīng)理批準(zhǔn)后在客務(wù)部辦公室閱覽。
8.原始客戶檔案一般不可修改，客務(wù)部工作檔案需經(jīng)客務(wù)部經(jīng)理同意方可修改。
9.客務(wù)部檔案應(yīng)積極推行計(jì)算機(jī)管理，由客務(wù)主管設(shè)置客戶檔案管理系統(tǒng)，將客戶各類(lèi)資料、各單元房屋使用情況等輸入計(jì)算機(jī)中，進(jìn)行資料分析、整理和信息傳遞。
物業(yè)客戶檔案管理制度
一。制度內(nèi)容
為做到客戶服務(wù)部與客戶的良好溝通，掌握客戶的人員構(gòu)成、公司性質(zhì)、物業(yè)費(fèi)交納情況等，有必要建立一套綜合的客戶信息系統(tǒng)，而客戶檔案可以協(xié)助客戶服務(wù)部以最便捷的方式提供以上信息。因此，為充分利用客戶信息并管理好這些信息，特建立此制度。
二。管理目標(biāo)
客戶檔案資料全面、準(zhǔn)確、有效。
三。適用范圍
客戶檔案資料的管理主要是收集、整理、歸檔及使用四個(gè)環(huán)節(jié)。
一般客戶檔案包括以下的.資料：
1. 收集客戶單位資料
2. 客戶繳費(fèi)記錄包括各樣應(yīng)付之押金
3. 客戶裝修工程文件
4. 客戶遷入時(shí)填具之資料
5. 客戶資料補(bǔ)充
6. 客戶聯(lián)絡(luò)資料
7. 緊急事故聯(lián)絡(luò)人的資料
8. 客戶與管理處往來(lái)文件
9. 客戶違規(guī)事項(xiàng)與欠費(fèi)記錄
10. 客戶維修記錄
11. 客戶投訴記錄
12. 客戶單位有關(guān)的工程檔案（與二次裝修工程有關(guān)資料）與工作程序
四。注意事項(xiàng)
1. 及時(shí)上行下達(dá)客戶與管理之間的知識(shí)、報(bào)告、通知、通報(bào)，傳送文件應(yīng)及時(shí)、準(zhǔn)確，認(rèn)真地登記并制作各種表格。
2. 協(xié)調(diào)與客戶之間的關(guān)系，加強(qiáng)橫向溝通；
3. 做好與客戶有關(guān)各類(lèi)文件的檔案工作，并定期整理，以備隨時(shí)查詢及跟進(jìn)；
4. 接聽(tīng)客戶投訴，解決客戶投訴；
5. 接聽(tīng)客戶工程報(bào)修電話，及時(shí)聯(lián)系修復(fù)。
物業(yè)檔案管理制度12
為了規(guī)范公司檔案管理工作，保證檔案的完整性及保密性，理順工作程序，明確工作職責(zé)，杜絕資料流失，特制定本制度。
一、檔案管理機(jī)構(gòu)及其職責(zé)
1、公司檔案工作實(shí)行二級(jí)管理，一級(jí)管理是指公司綜合辦公室的統(tǒng)籌管理；二級(jí)管理是指各部門(mén)的檔案資料管理工作。
2、綜合辦公室檔案管理員負(fù)責(zé)公司所有檔案資料的統(tǒng)一收集管理，各科室負(fù)責(zé)人負(fù)責(zé)本部門(mén)檔案資料的使用管理。
3、檔案管理人員要嚴(yán)格執(zhí)行公司檔案管理規(guī)定，認(rèn)真細(xì)致地做好檔案保管以及利用工作，充分發(fā)揮檔案資料的作用。
4、綜合辦公室檔案管理員有責(zé)任對(duì)二級(jí)檔案管理工作進(jìn)行監(jiān)督和指導(dǎo)，每年對(duì)二級(jí)檔案管理進(jìn)行一次檢查驗(yàn)收。
二、歸檔制度
1、凡是反映公司戰(zhàn)略發(fā)展、生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)、企業(yè)管理及工程建設(shè)等活動(dòng)，具有查考利用價(jià)值的文件資料均屬歸檔范圍。
2、凡屬歸檔范圍的文件資料，均由公司集中統(tǒng)一管理，任何個(gè)人不得擅自留存。
3、歸檔的文件資料，原則上必須是原件，原件用于報(bào)批不能歸檔或相關(guān)部門(mén)保留的'，綜合部保存復(fù)印件。
4、凡公司業(yè)務(wù)活動(dòng)中收到的文件、函件承辦后均要及時(shí)歸檔；以公司名義發(fā)出的文件、函件要留底稿及正文備查。
5、所有科室的業(yè)務(wù)活動(dòng)方面的資料，應(yīng)將相關(guān)資料的復(fù)印件報(bào)綜合辦公室備案。
6、由公司對(duì)外簽訂的合同，至少應(yīng)保留一份原件，交由綜合管理部保存。
7、在歸檔范圍內(nèi)的其他資料，由經(jīng)辦人整理后連同有關(guān)資料移交綜合辦公室。部門(mén)需要使用的可復(fù)印或復(fù)制，歸檔范圍外的由各部門(mén)自行保管。
三、檔案保管制度
1、公司綜合辦公室設(shè)存放檔案的專(zhuān)門(mén)檔案柜，各部門(mén)應(yīng)根據(jù)保存檔案數(shù)量，設(shè)置存放檔案的箱柜，并具備防火、防潮、防蟲(chóng)等安全條件。
2、歸檔資料要進(jìn)行登記，編制歸檔目錄。
3、檔案管理員要科學(xué)地編制分類(lèi)法，根據(jù)分類(lèi)法，編制分類(lèi)目錄；根據(jù)需要編制專(zhuān)題目錄，完善檢索工具，以便于查找。
4、檔案要分類(lèi)，保管要有條理，主次分明，存放科學(xué)。
5、檔案管理人員要熟悉所管理的檔案資料，了解利用者的需求，掌握利用規(guī)律。
6、根據(jù)有關(guān)規(guī)定及公司實(shí)際情況，確定檔案保存期限，每年年終據(jù)此進(jìn)行整理、剔除。
7、經(jīng)確定需銷(xiāo)毀的檔案，由檔案管理員編造銷(xiāo)毀清冊(cè)，經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)及有關(guān)人員會(huì)審批準(zhǔn)后銷(xiāo)毀。銷(xiāo)毀的檔案清單由檔案員永久保存。
8、嚴(yán)格遵守檔案安全保密制度，做好檔案流失的防護(hù)工作。
9、凡公司工作人員調(diào)離崗位前必須做好資料移交工作，方可辦理調(diào)動(dòng)手續(xù)。
三、檔案借閱制度
1、檔案屬于公司機(jī)密，未經(jīng)許可不得外借、外傳。外單位人員未經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)不得借閱。
2、借閱檔案資料，須經(jīng)檔案保管部門(mén)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)。閱檔必須在辦公室指定的地方，不得攜帶外出。需要借出檔案的，須經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。
3、借閱檔案，必須履行登記、簽收手續(xù)。
4、借閱檔案資料者必須妥善保管檔案資料，不得任意轉(zhuǎn)借或復(fù)印、不得拆封、損污文件，歸還時(shí)保證檔案材料完整無(wú)損，否則，追究當(dāng)事人責(zé)任。
5、借出檔案材料，因保管不慎丟失時(shí)，要及時(shí)追查，并報(bào)告主管部門(mén)及時(shí)處理。
6、重要檔案、機(jī)密檔案不得借閱，必須借閱的要經(jīng)分管副經(jīng)理同意，必須外借的，由經(jīng)理審批。
四、二級(jí)檔案應(yīng)根據(jù)資料的性質(zhì)和部門(mén)需要，每三年移交一次，資料原件交綜合管理部統(tǒng)一保存。
物業(yè)檔案管理制度13
1、保衛(wèi)部檔案建立在本部門(mén)辦公室(原則上由秘書(shū)管理);
2、消防檔案包括：上級(jí)文件、公函;工程消防驗(yàn)收?qǐng)?bào)告;防火檢查記錄單;火險(xiǎn)隱患通知單，向上級(jí)呈送的各類(lèi)消防請(qǐng)示和報(bào)告，各級(jí)消防組織、滅火力量，消防設(shè)施、設(shè)備的分布;
3、內(nèi)保檔案包括：上級(jí)文件、公函，重點(diǎn)要害部位及人員政審，公安機(jī)關(guān)對(duì)案情案卷，保衛(wèi)部對(duì)案情的調(diào)查案卷，公安機(jī)關(guān)出具的傳喚、搜查、逮捕、拘留、勞動(dòng)教養(yǎng)通知書(shū)，司法機(jī)關(guān)送達(dá)的判決通知書(shū)，公安機(jī)關(guān)的外調(diào)介紹信，案情通報(bào);
4、其它檔案包括：上級(jí)文件、通知、會(huì)議紀(jì)要，向上級(jí)請(qǐng)示的.各類(lèi)行文、飯店各項(xiàng)安全管理制度，對(duì)飯店各級(jí)安全檢查的記錄單、通知單、隱患通知書(shū)，整改措施、意見(jiàn)和建議，各項(xiàng)安全培訓(xùn)與考核記錄，有關(guān)安全會(huì)議紀(jì)要，交通事故、違紀(jì)開(kāi)除、非正常死亡，工作計(jì)劃和總結(jié);
5、檔案分類(lèi)裝存，編排序號(hào)，建立目錄，嚴(yán)格履行借還登記手續(xù)。
6、建立新類(lèi)別檔案需經(jīng)部門(mén)經(jīng)理，撤消舊檔案須經(jīng)部門(mén)經(jīng)理辦公會(huì)確定，報(bào)上級(jí)批準(zhǔn)。
物業(yè)檔案管理制度14
第一條總則
1.為規(guī)范公司檔案管理，更有效地為公司的各項(xiàng)工作的順利開(kāi)展服務(wù)，特制定本制度。
2.本制度的檔案指公司日常工作中發(fā)生的重要書(shū)面文件、音像資料，包括:國(guó)家政府部門(mén)重要公文、工程技術(shù)檔案、財(cái)務(wù)檔案、法律文書(shū)、各種文書(shū)檔案及其他專(zhuān)門(mén)檔案(人事檔案等)。
3.公司對(duì)檔案實(shí)行集中統(tǒng)一管理。
第二條檔案管理架構(gòu)
1.公司檔案管理由辦公室主管，設(shè)立綜合檔案室。
2.綜合檔案室由辦公室檔案管理員負(fù)責(zé)管理，各管理處設(shè)兼職檔案管理人員。
3.綜合檔案室負(fù)責(zé)公司全部重要檔案原件的管理。各管理處由兼職檔案管人員負(fù)責(zé)檔案的收集、整理和移交工作。
第三條檔案分類(lèi):
1.文書(shū)類(lèi)檔案
1)政府部門(mén)各類(lèi)文件
2)公司對(duì)外、對(duì)內(nèi)各類(lèi)正式發(fā)文
3)法律公文
4)廣告策劃文案
2.工程技術(shù)類(lèi)
1)設(shè)備設(shè)施檔案
2)招投標(biāo)檔案
3.財(cái)務(wù)類(lèi)檔案
4.合同類(lèi)檔案
5.公司各類(lèi)證照
6.影音類(lèi)文件
第四條歸檔工作流程
1.檔案工作分為八個(gè)環(huán)節(jié):收集、整理、鑒定、保管、編目、檢索、統(tǒng)計(jì)、利用。
2.各管理處以管理項(xiàng)目為單位，按檔案分類(lèi)要求，在第一時(shí)間將文件、證照原件整理后，負(fù)責(zé)移交至公司綜合檔案室歸檔。
3.各管理處按要求建立檔案，做好檔案登記目錄，經(jīng)管理處負(fù)責(zé)人審簽后，及時(shí)交送公司綜合檔案室備查，并依據(jù)要求將檔案原件移交公司綜合檔案室。如管理處確需留存原件的，應(yīng)與公司綜合檔案室辦理檔案借閱手續(xù)。
第五條歸檔要求
1.歸檔文件必須完整齊全。
2.歸檔文件必須按規(guī)定分類(lèi)、整理、編目。
3.檔案編目
1)文書(shū)類(lèi)檔案:年度+(項(xiàng)目)部門(mén)或管理處+案卷號(hào)
如:20xx/市場(chǎng)/001
2)工程類(lèi)檔案:年度+項(xiàng)目+檔案分類(lèi)+案卷號(hào)
如:20xx/百事可樂(lè)/項(xiàng)目/001
3)財(cái)務(wù)類(lèi)檔案:會(huì)計(jì)年度設(shè)置
4)合同類(lèi)檔案:部門(mén)(項(xiàng)目)+合同類(lèi)型+年份+案卷號(hào)
4.歸檔文件不能用鉛筆、圓珠筆、彩筆和藍(lán)色復(fù)印紙書(shū)寫(xiě)。熱敏紙類(lèi)的傳真件、復(fù)印件均不能歸檔。
5.音像檔案要求:磁帶、錄像帶、光盤(pán)要原版;計(jì)算機(jī)軟盤(pán)、光盤(pán)要可運(yùn)行。音像檔案采取總登記方式(登記表見(jiàn)附件2):
1)照片、底片要求清晰完整，并附有說(shuō)明文字材料，包括事件、時(shí)間、人物、背景、攝影者五要素。
2)錄音帶、錄像帶、計(jì)算機(jī)軟件應(yīng)在盒套貼有標(biāo)簽注明:題目(內(nèi)容)、制作日期、制作人、盤(pán)數(shù)、序號(hào)等。
第六條檔案借閱、移交
1.公司檔案室檔案原則不外借其他單位，如確需外借需經(jīng)公司主管副總批準(zhǔn)。
2.借閱檔案、證照一律辦理借閱手續(xù)。檔案需妥善保管，不得私自涂改、拆卷、復(fù)印及轉(zhuǎn)借他人。
3.各管理處只能借閱本部門(mén)形成檔案，若跨部門(mén)借閱，須經(jīng)檔案主管部門(mén)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)。
4.公司檔案管理人員在調(diào)離崗位、或離職時(shí)，由辦公室主任負(fù)責(zé)監(jiān)督辦理檔案的交接工作，將檔案移交表填寫(xiě)清楚。
第七條保管和保密制度
1.存放檔案的.檔案柜排放整齊;采用統(tǒng)一的檔案盒，且要求標(biāo)識(shí)明確。
2.檔案保管要做到防火、防光、防塵、防盜、防鼠、防潮。
3.檔案的保密?chē)?yán)格執(zhí)行檔案保密制度，采取相應(yīng)保管措施。銷(xiāo)毀檔案要由專(zhuān)人監(jiān)銷(xiāo)，防止泄密。
4.節(jié)假日期間，檔案庫(kù)房、檔案柜要加封條。
第八條附則
工程檔案、財(cái)務(wù)檔案管理制度細(xì)則由部門(mén)另行制定。
物業(yè)檔案管理制度15
物業(yè)檔案資料的管理是物業(yè)管理工作中不可或缺的一部分。科學(xué)、規(guī)范的檔案管理能夠有效地為各項(xiàng)管理工作提供指導(dǎo)和服務(wù)。針對(duì)金沙咀國(guó)際廣場(chǎng)物業(yè)的特點(diǎn)，結(jié)合傳統(tǒng)檔案管理方法和電腦數(shù)據(jù)庫(kù)管理新方法，對(duì)小區(qū)檔案資料實(shí)行“科學(xué)化、系統(tǒng)化、電腦化、有序化和集中化”的管理。所有物業(yè)員工都必須遵守《物業(yè)檔案資料的建立與管理》的規(guī)定，對(duì)物業(yè)檔案資料進(jìn)行有效的管理。
部門(mén)架構(gòu)
董事長(zhǎng)
物業(yè)經(jīng)理
檔案管理員
檔案資料建立和管理流程
收集：工程技術(shù)、維修、改造資料；智能化系統(tǒng)技術(shù)資料；業(yè)主/物業(yè)使用人資料、證件、購(gòu)/租房合同、裝修審批表；歷次管理活動(dòng)書(shū)面、音像資料等。
整理分類(lèi)：技術(shù)資料；業(yè)主/物業(yè)使用人資料；管理規(guī)章及內(nèi)部管理制度；歷次管理工作資料、記錄；業(yè)主文件、通知、活動(dòng)記錄；財(cái)務(wù)帳表及分布方案。
歸檔：按照公司的《物業(yè)檔案資料的建立與管理制度》進(jìn)行建立，建立原始檔案資料庫(kù)及輸入電腦，建立電子檔案資料庫(kù)。
利用：按權(quán)限借用及網(wǎng)上查詢，借用時(shí)登記，使用后立即歸還。
檔案的建立與收集
1.設(shè)立金沙咀國(guó)際廣場(chǎng)檔案資料管理室，采取系統(tǒng)化、科學(xué)化、電腦化的先進(jìn)手段，建立相應(yīng)的規(guī)章制度，對(duì)所有檔案進(jìn)行嚴(yán)格管理。
2.堅(jiān)持來(lái)源廣、內(nèi)容豐富的原則，根據(jù)實(shí)體資料和信息資料的內(nèi)容，在物業(yè)管理的實(shí)際工作中從需要出發(fā)，擴(kuò)大信息資料的來(lái)源渠道。
3.辦理好物業(yè)整體接管移交時(shí)各類(lèi)原始檔案資料的移交和收集。
4.后期管理中，加強(qiáng)質(zhì)量記錄，做好后續(xù)資料的建檔和收集。從建筑物本體修繕到一花一木的養(yǎng)護(hù)都有詳盡的檔案資料收集。
檔案資料的整理與分類(lèi)
整理的重點(diǎn)是去偽存真，根據(jù)檔案的來(lái)源、信息的內(nèi)容、信息的表現(xiàn)形式等特點(diǎn)進(jìn)行集中管理和科學(xué)分類(lèi)，做到條理清晰、分類(lèi)合理，便于使用、查找、檢索。
1.檔案資料的整理
1）各項(xiàng)業(yè)務(wù)工作中形成的文件材料，由各職能部門(mén)按其業(yè)務(wù)范圍，指定有關(guān)人員負(fù)責(zé)積累、整理和移交，在積累過(guò)程中要做好原始文件的登記工作。
2）各職能部門(mén)應(yīng)將文件材料的形成、積累、歸檔工作納入工作計(jì)劃和管理標(biāo)準(zhǔn)，列入有關(guān)人員的職責(zé)范圍，并作為考核的依據(jù)。
3）應(yīng)充分利用原有資料作為整理的基礎(chǔ)。
4）檔案的整理必須保持文件之間的歷史聯(lián)系。
5）檔案的整理必須便于保管和利用。
6）收集后的所有信息，統(tǒng)一由金沙咀國(guó)際廣場(chǎng)檔案管理員集中整理。
人力資源管理制度、內(nèi)部制度、財(cái)務(wù)管理制度、各部門(mén)管理制度、小區(qū)項(xiàng)目工程圖紙、物品驗(yàn)收及移交管理等是企業(yè)內(nèi)部的重要制度和文件，對(duì)于公司的管理和發(fā)展具有重要的意義。其中，檔案資料的歸檔管理是非常關(guān)鍵的一環(huán)。
歸檔范圍包括各部門(mén)和公務(wù)活動(dòng)中形成的公文、電報(bào)、薄冊(cè)、圖表、書(shū)信、日記、會(huì)議材料、圖像、錄像等內(nèi)容，以及兼職客服管理員、技術(shù)員在工作中形成的圖紙、說(shuō)明書(shū)等內(nèi)容，還包括各部門(mén)在專(zhuān)門(mén)業(yè)務(wù)活動(dòng)中形成的各種檔案，如會(huì)議檔案、聲像檔案、紀(jì)檢檔案、審計(jì)檔案等。財(cái)務(wù)資料則由財(cái)務(wù)部門(mén)歸檔管理。
歸檔要求包括：歸檔的文件必須是原件、正本，符合文件格式；必須簽字、審批手續(xù)完備，自己清楚，圖面整潔；文件材料要完整齊全、裝訂整齊、并經(jīng)適當(dāng)?shù)恼�；是傳真件的�?yīng)復(fù)印后以復(fù)印件歸檔；紙張及文件格式必須符合國(guó)家要求，字跡清楚工整，要用耐久的自己材料書(shū)寫(xiě)，如碳素墨水、藍(lán)黑墨水，禁止使用圓珠筆、鉛筆、純藍(lán)墨水、復(fù)寫(xiě)紙等書(shū)寫(xiě)材料；每類(lèi)建設(shè)工程竣工必須有兼職檔案兼職客服管理員參加，對(duì)其文件材料（含有關(guān)圖紙等）完整性、準(zhǔn)確性、系統(tǒng)性進(jìn)行鑒定和驗(yàn)收；保持歸檔文件材料之間的歷史聯(lián)系，并進(jìn)行科學(xué)分類(lèi)、立卷和編號(hào)；檔案題名應(yīng)確切反映卷內(nèi)文件內(nèi)容，并區(qū)分保管期限；文件材料的歸檔必須辦理移交手續(xù)；聲像檔案的歸檔要求更為嚴(yán)格。
歸檔時(shí)間方面，文書(shū)檔案在第二年上半年內(nèi)歸檔；建設(shè)項(xiàng)目在竣工驗(yàn)收后一個(gè)月內(nèi)歸檔；各項(xiàng)管理工作形成的文件材料，在當(dāng)年上半年內(nèi)，要將應(yīng)當(dāng)歸檔的文件材料交各職能部門(mén)負(fù)責(zé)人審定后，由檔案部門(mén)歸檔。歸檔份數(shù)根據(jù)具體情況而定。
2、檔案管理員需要實(shí)現(xiàn)檔案信息的錄入化、智能檢索化以及利用光盤(pán)實(shí)現(xiàn)檔案的全文存儲(chǔ)。此外，還需要對(duì)電腦系統(tǒng)進(jìn)行定期維護(hù)，為不同的操作人員設(shè)置不同的授權(quán)代碼，以防止檔案資料的流失。同時(shí)，定期組織管理人員、使用人員及操作人員進(jìn)行系統(tǒng)使用及安全信息的培訓(xùn)，并隨時(shí)監(jiān)督電腦使用人員的執(zhí)行情況。此外，還需要定期對(duì)系統(tǒng)使用人員進(jìn)行最新的安全技術(shù)培訓(xùn)，以實(shí)現(xiàn)安全管理，有效降低網(wǎng)絡(luò)信息系統(tǒng)的運(yùn)行風(fēng)險(xiǎn)。對(duì)操作和使用人員進(jìn)行控制，當(dāng)有授權(quán)的員工離職或改變工作崗位時(shí)，要及時(shí)進(jìn)行安全系統(tǒng)的更新維護(hù)。通過(guò)定期將相關(guān)系統(tǒng)備份磁盤(pán)、配備良好的服務(wù)器電源保護(hù)等措施，確保系統(tǒng)的可靠性和檔案資料數(shù)據(jù)的完整。
3、檔案鑒定和銷(xiāo)毀是檔案管理中非常重要的`環(huán)節(jié)。檔案鑒定工作由物業(yè)辦公室負(fù)責(zé)進(jìn)行，鑒定由物業(yè)經(jīng)理、檔案資料管理員和有關(guān)業(yè)務(wù)管理人員組成。日常的鑒定工作由檔案資料管理員負(fù)責(zé)。鑒定工作人員的任務(wù)包括負(fù)責(zé)制訂本單位檔案保管期限表，對(duì)到期檔案提出存、毀意見(jiàn)。確定保管期限原則包括對(duì)本單位有長(zhǎng)遠(yuǎn)利用價(jià)值并能反映單位職能活動(dòng)和歷史面貌的檔案應(yīng)永久保存；凡是在一定時(shí)間內(nèi)有利用價(jià)值的檔案，采用長(zhǎng)期或短期保存。鑒定工作應(yīng)該定期進(jìn)行。檔案通過(guò)鑒定，要求達(dá)到劃定保管期限準(zhǔn)確，保管單位質(zhì)量達(dá)到標(biāo)準(zhǔn)規(guī)定。如果在鑒定中發(fā)現(xiàn)檔案不準(zhǔn)確、不完整，單位應(yīng)及時(shí)責(zé)成有關(guān)人員和部門(mén)負(fù)責(zé)修改、補(bǔ)充。銷(xiāo)毀檔案的程序包括列出需銷(xiāo)毀檔案的清單和撰寫(xiě)銷(xiāo)毀報(bào)告，由單位主管領(lǐng)導(dǎo)審批，并報(bào)告由檔案室保存。檔案銷(xiāo)毀時(shí)，由單位派二人以上進(jìn)行監(jiān)銷(xiāo)并在銷(xiāo)毀清冊(cè)上簽章。銷(xiāo)毀檔案時(shí)要嚴(yán)格執(zhí)行保密規(guī)定，對(duì)在銷(xiāo)毀檔案過(guò)程中出現(xiàn)失密或?qū)挝辉斐蓳p失的，將根據(jù)國(guó)家有關(guān)規(guī)定進(jìn)行處理。
4、檔案管理人員的崗位責(zé)任制非常重要。檔案管理人員需要熱愛(ài)本職工作，忠于職守，嚴(yán)守紀(jì)律，保守公司的秘密，按照規(guī)定管理好公司的檔案。他們還需要堅(jiān)持公司的組織原則，識(shí)大體，顧全局，兢兢業(yè)業(yè)作奉獻(xiàn)。此外，他們需要有耐心熱情的態(tài)度、文明禮貌的作風(fēng)，全心全意的服務(wù)精神。他們需要努力研究，鉆研業(yè)務(wù)，勤奮工作，善于思索，勇于開(kāi)拓，不斷開(kāi)創(chuàng)檔案工作新領(lǐng)域。最后，他們需要有民主、團(tuán)結(jié)、互助、友愛(ài)、高效的精神風(fēng)范和工作作風(fēng)。
檔案管理是企業(yè)管理的重要組成部分，其工作要求工作人員嚴(yán)謹(jǐn)、實(shí)事求是，堅(jiān)持真理、忠于歷史，維護(hù)檔案的完整和安全。
為了規(guī)范資料的歸存、借閱、復(fù)印和保密，檔案管理人員需要貫徹《物業(yè)檔案資料的建立與管理制度》，包括文件資料的收集管理、歸檔范圍、平時(shí)歸卷、立卷等方面。同時(shí)，他們還應(yīng)積極配合各部門(mén)工作的正常開(kāi)展，保證每一卷中都有卷內(nèi)目錄，并對(duì)公司檔案所有內(nèi)容進(jìn)行備份存檔。
為了保證檔案的安全，檔案管理人員應(yīng)與企業(yè)簽訂保密協(xié)議，并遵守保密守則。這包括不該說(shuō)的機(jī)密絕對(duì)不說(shuō)，不該問(wèn)的機(jī)密絕對(duì)不問(wèn)，不該看的機(jī)密絕對(duì)不看，不該記錄的機(jī)密絕對(duì)不記錄等。此外，他們還應(yīng)該避免在非保密本上記錄機(jī)密資料，在私人通信中涉及機(jī)密，以及在公共場(chǎng)所和家屬子女、親友面前談?wù)摍C(jī)密。同時(shí)，他們還應(yīng)該避免在不利于保密的地方存放機(jī)密文件和資料，以及不在普通電話、明碼電報(bào)、普通郵局傳達(dá)機(jī)密事項(xiàng)。
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