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學(xué)校后勤物業(yè)公司檔案管理制度
在不斷進(jìn)步的社會(huì)中，制度的使用頻率呈上升趨勢(shì)，制度具有使我們知道，應(yīng)該做什么，不應(yīng)該做什么，懲惡揚(yáng)善、維護(hù)公平的作用。什么樣的制度才是有效的呢？以下是小編收集整理的學(xué)校后勤物業(yè)公司檔案管理制度，歡迎大家借鑒與參考，希望對(duì)大家有所幫助。
學(xué)校后勤物業(yè)公司檔案管理制度1
1、公司的會(huì)計(jì)檔案是指會(huì)計(jì)憑證、會(huì)計(jì)帳簿（含備查帳簿）、財(cái)務(wù)報(bào)表、財(cái)務(wù)計(jì)劃、財(cái)務(wù)分析等會(huì)計(jì)核算專(zhuān)業(yè)的文字、圖表和電腦軟盤(pán)資料。它是記錄和反映經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的重要資料和證據(jù)，必須切實(shí)加強(qiáng)對(duì)會(huì)計(jì)檔案的`管理。
2、會(huì)計(jì)檔案由公司財(cái)務(wù)部負(fù)責(zé)管理，由主辦會(huì)計(jì)組織有關(guān)人員，嚴(yán)格按照《會(huì)計(jì)人員工作規(guī)則》要求，對(duì)會(huì)計(jì)檔案進(jìn)行定期收集，審查核對(duì)，分類(lèi)裝訂成冊(cè)或整理成卷、編制目錄及序號(hào)進(jìn)行登記，嚴(yán)防毀損、散失和泄密。年度的會(huì)計(jì)資料歸檔時(shí)間為次年的2月底以前。
3、會(huì)計(jì)檔案由主辦會(huì)計(jì)負(fù)責(zé)保管，做到不丟失、不缺損、不爛、不被蟲(chóng)蛀等，財(cái)務(wù)部定期不定期檢查會(huì)計(jì)檔案保管情況，及時(shí)處理檔案保管中存在的問(wèn)題。
4、會(huì)計(jì)檔案管理人員應(yīng)將歸檔的會(huì)計(jì)資料，按年、季、月順序立卷登記存放。
5、財(cái)務(wù)人員因工作需要查閱檔案時(shí)必須向檔案管理人員打招呼，閱后近規(guī)定順序及時(shí)歸還原處。
6、公司各部門(mén)因公需要查閱會(huì)計(jì)檔案時(shí)，必須經(jīng)財(cái)務(wù)部負(fù)責(zé)人同意，由檔案管理人員接待查閱。
7、外單位人員因公需要查閱會(huì)計(jì)檔案時(shí)，應(yīng)持有單位介紹信及工作證，經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，財(cái)務(wù)部負(fù)責(zé)人指定由檔案管理人員接待查閱，并要詳細(xì)登記查閱會(huì)計(jì)檔案人的工作單位，查閱日期，會(huì)計(jì)檔案名稱(chēng)及查閱事由。
8、會(huì)計(jì)檔案，原則上不對(duì)外借，如有特殊情況需要，須經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)或財(cái)務(wù)部負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后方能外借或復(fù)印，并辦理有關(guān)手續(xù)，外借期間不得轉(zhuǎn)借他人，不得拆散原卷冊(cè)，要限期歸還。
9、會(huì)計(jì)檔案的保管期限，根據(jù)其特點(diǎn)和使用價(jià)值，分為永久、定期二類(lèi)，定期保管期分為三年、五年、十五年、二十五年。具體保管期限詳見(jiàn)附表。
10、會(huì)計(jì)檔案保管期滿需要銷(xiāo)毀時(shí)，由會(huì)計(jì)檔案管理人員提出銷(xiāo)毀意見(jiàn)，由公司領(lǐng)導(dǎo)、財(cái)務(wù)部負(fù)責(zé)人及有關(guān)人員共同簽定，嚴(yán)格審查，編制會(huì)計(jì)檔案銷(xiāo)毀清冊(cè)，報(bào)上級(jí)方管部門(mén)批準(zhǔn)后執(zhí)行銷(xiāo)毀。銷(xiāo)毀時(shí)應(yīng)派人監(jiān)毀，并在銷(xiāo)毀清單上簽名或蓋章。應(yīng)保存的資料，按上級(jí)有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。
11、由于單位人員的變動(dòng)，會(huì)計(jì)檔案需要移交時(shí)，由移交人辦理交接手續(xù)，并由監(jiān)交人、移交人、接收人簽字或蓋章。
12、撤銷(xiāo)、合并單位和建設(shè)單位完工后，會(huì)計(jì)檔案應(yīng)隨同單位的全部檔案一并移交指定單位，并按規(guī)定辦理交接手續(xù)。
13、公司分設(shè)新單位時(shí)，由老單位根據(jù)帳面數(shù)編制財(cái)務(wù)移交表，雙方簽字作為新建單位建立新帳冊(cè)的依據(jù)，原憑證、帳冊(cè)等會(huì)計(jì)資料必須留在老單位。
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一、歸檔要求
歸檔文件的總要求：遵循文件材料的形成規(guī)律和特點(diǎn)，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系，區(qū)別不同價(jià)值，便于保管和利用。具體應(yīng)做到下述幾點(diǎn)：
1、歸檔的文件材料種類(lèi)、份數(shù)以及每份文件的頁(yè)數(shù)均應(yīng)齊全完整。
2、在歸檔的文件材料中，應(yīng)將每份文件的正件與附件、印件與定稿、請(qǐng)示與批復(fù)、轉(zhuǎn)發(fā)文件與原件、多種文字形成的同一文件立在一起，不得分開(kāi)。
3、文件材料應(yīng)區(qū)別不同情況進(jìn)行排列，密不可分的文件材料應(yīng)依序排列在一起，即批復(fù)在前，請(qǐng)示在后;正件在前，附件在后;印件在前，定稿在后。
4、文件材料應(yīng)按排列順序依次編寫(xiě)頁(yè)號(hào)或件號(hào)。裝訂的案卷，應(yīng)統(tǒng)一在有文字的每頁(yè)材料正面的右上角、背面的左上角填寫(xiě)頁(yè)號(hào);不裝訂的案卷，應(yīng)在卷內(nèi)每份文件材料的右上方編號(hào)，圖表和聲像材料等也應(yīng)在圖表上或聲像材料的背面編號(hào)。檔案盒編號(hào)原則取部門(mén)漢語(yǔ)拼音首字母;如公司為“LDWY-01”;仙林學(xué)生公寓為“*LGY-01”;東區(qū)公用房“DQGF-01”;以此類(lèi)推。
5、按各類(lèi)檔案資料的保密級(jí)別、保存期限，必須以規(guī)定的格式逐件填寫(xiě)文件目錄，對(duì)文件材料的題名不要隨意更改和簡(jiǎn)化;沒(méi)有題名應(yīng)擬寫(xiě)題名，有的雖有題名無(wú)實(shí)質(zhì)內(nèi)容的也應(yīng)重新擬寫(xiě);沒(méi)有責(zé)任者、年、月、日的文件材料要考證清楚，填入有關(guān)項(xiàng)內(nèi);文件目錄放在卷首。
6、聲像材料應(yīng)用文字標(biāo)出攝像或錄音的對(duì)象、時(shí)間、地點(diǎn)、中心內(nèi)容和責(zé)任者。
二、歸檔范圍
1、各類(lèi)具有查考利用價(jià)值的文件材料：公文、傳真、圖表、電子版資料、圖片、PPT、報(bào)刊、錄音、錄像等;
2、各項(xiàng)會(huì)議形成的文件材料;包括會(huì)議的通知、報(bào)告、決議、領(lǐng)導(dǎo)人講話、典型發(fā)言、會(huì)議簡(jiǎn)報(bào)、會(huì)議記錄等;
3、報(bào)刊、雜志及發(fā)表的稿件、理論性文章;
4、有效證照、證件、印章;資金、業(yè)務(wù)往來(lái)方面的文件材料：含合同、特約服務(wù)協(xié)議、重要報(bào)表等;
5、規(guī)章制度體系(含部門(mén))、內(nèi)部發(fā)文：包含總經(jīng)理批示后的各項(xiàng)決議、公司決定等;
6、工作總結(jié)、計(jì)劃;樓宇接管數(shù)據(jù)、流程，與相關(guān)部門(mén)的交接資料;
7、具有法律效力及保存價(jià)值的文件;
8、辦公電腦中與公司有關(guān)的電子版資料、文件等;
9、獲得的社會(huì)榮譽(yù)資料;
10、其他有必要?dú)w檔管理的資料：包括聲像形式記錄下來(lái)的對(duì)公司物業(yè)管理與服務(wù)產(chǎn)生作用的各種資料，上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)、名人、友人、協(xié)作單位提供和贈(zèng)送的題詞、書(shū)畫(huà)、文獻(xiàn)資料、有紀(jì)念意義的各種工藝制品等。
三、檔案保管期限
1、文書(shū)檔案的保管期限定為永久、長(zhǎng)期、短期、臨時(shí)四種。長(zhǎng)期為十至五十年左右;短期為十年以下，三年以上;臨時(shí)為半年至三年。
2、確定公司檔案保管期限的原則
(1)凡是反映公司主要職能活動(dòng)和基本歷史面貌的，對(duì)本公司有長(zhǎng)遠(yuǎn)利用價(jià)值的檔案，列為永久保管。
(2)凡是反映公司一般活動(dòng)，在較長(zhǎng)期時(shí)間內(nèi)對(duì)公司工作有查考利用價(jià)值的文件材料，列為長(zhǎng)期保管。
(3)凡是在較短時(shí)間內(nèi)對(duì)公司有參考價(jià)值的文件材料，列為短期保管。
(4)凡是需要“持續(xù)改進(jìn)”，每半年或每年度均要修訂的`文件材料，列為臨時(shí)保管。
四、檔案級(jí)別
1、檔案分受控檔案和非受控檔案兩類(lèi)。檔案的受控由部門(mén)提議，品質(zhì)技術(shù)部、經(jīng)理辦核定受控和非受控。
2、受控檔案需加蓋受控章，只許在特定場(chǎng)所翻閱或特定人保管，不許外借或外傳;確有工作需要時(shí)，需經(jīng)公司總經(jīng)理批準(zhǔn)。
3、對(duì)已到保存期限的檔案要請(qǐng)相關(guān)部門(mén)根椐保存期限的要求，填寫(xiě)《報(bào)廢申請(qǐng)單》報(bào)品質(zhì)技術(shù)部經(jīng)總工程師批準(zhǔn)后，進(jìn)行銷(xiāo)毀。
五、檔案的借閱
1、借閱檔案必須嚴(yán)格履行登記手續(xù)，借閱人對(duì)檔案要妥善保管，不得遺失。歸還的檔案要進(jìn)行檢查、清點(diǎn)，并在登記薄上注銷(xiāo)。
2、各部門(mén)因工作需要，借閱本部門(mén)的業(yè)務(wù)檔案需經(jīng)本部門(mén)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn);借閱非本部門(mén)的業(yè)務(wù)檔案須經(jīng)檔案分管副總批準(zhǔn)。
3、借閱檔案的人員，不得泄密、涂改、折散、轉(zhuǎn)借復(fù)印和攜帶檔案外出，如有特殊情況需要轉(zhuǎn)借或攜帶檔案外出時(shí)，須經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)。
4、借閱的檔案用完后，應(yīng)及時(shí)歸還，借用時(shí)間一般不得超過(guò)十天。
5、凡借閱的檔案、文件一律不得私自復(fù)印，如工作需要，應(yīng)按公司有關(guān)規(guī)定辦理。
六、電子、紙質(zhì)檔案的存儲(chǔ)
1、公司所有區(qū)域辦公電腦必須按要求存放公司相關(guān)的文件、資料，使用電腦工作人員將各類(lèi)文件、資料在該文件夾中設(shè)定子文件夾分類(lèi)存放。
2、各物管處主任即為電腦檔案管理責(zé)任人。須定時(shí)對(duì)本部門(mén)的電腦按照公司要求進(jìn)行檢查;經(jīng)理辦將對(duì)各部門(mén)電腦檔案的管理進(jìn)行檢查。
3、各部門(mén)電腦檔案管理責(zé)任人每學(xué)期，將部門(mén)電腦檔案拷入指定的移動(dòng)硬盤(pán)進(jìn)行備份，同時(shí)過(guò)往文件不許刪除、覆蓋，并標(biāo)注拷貝日期。
4、所有歸檔的文件標(biāo)題不宜過(guò)于簡(jiǎn)要，標(biāo)題中需注明“關(guān)于××通知、報(bào)告、申請(qǐng)”等，并標(biāo)注具體日期。
5、重要的文件(會(huì)議訣議、電子考勤記錄)等不僅要電子備份，還要求紙質(zhì)備份;防止丟失。
七、罰則
1、凡違反本制度，公司人事變動(dòng)交接時(shí)造成文件資料不全或丟失的，一經(jīng)發(fā)現(xiàn)，根椐《*物業(yè)獎(jiǎng)懲辦法》規(guī)定，給予部門(mén)文件管理人二級(jí)處罰;部門(mén)負(fù)責(zé)人二級(jí)處罰，在全公司通報(bào)批評(píng)。
2、未經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)轉(zhuǎn)借、復(fù)印或攜帶受控文件或檔案外出的，視具體情況，對(duì)部門(mén)負(fù)責(zé)人和當(dāng)事人書(shū)面檢查，在全公司通報(bào)批評(píng);如造成惡劣后果者，視情況嚴(yán)重程度追究其法律責(zé)任。借閱后凡不按期限歸還的需限期歸還，并根椐《*物業(yè)獎(jiǎng)懲辦法》相關(guān)規(guī)定，視拖延期限的長(zhǎng)短給予借閱人一級(jí)或二級(jí)處罰。
3、在外借過(guò)程中造成檔案遺失的，應(yīng)立即報(bào)告，如因遺失檔案，泄露公司秘密，造成惡劣后果者，椐《*物業(yè)獎(jiǎng)懲辦法》相關(guān)規(guī)定，給予當(dāng)事人三級(jí)處罰。
4、凡違反本制度第六條，無(wú)故不歸檔的備份文件材料的，不按規(guī)定存放電子、紙質(zhì)檔案，不按規(guī)定接受檢查，根椐《*物業(yè)獎(jiǎng)懲辦法》相關(guān)規(guī)定，視情節(jié)給予相應(yīng)級(jí)別的處罰。
八、附則
1、本制度自20xx年5月1日生效。
2、本制度由*物業(yè)經(jīng)理辦負(fù)責(zé)解釋。
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客戶(hù)檔案管理制度
1.0本部門(mén)的主要戶(hù)檔案管理任務(wù)
本部門(mén)的.主要任務(wù)就是“服務(wù)”。只有健全客戶(hù)檔案才能準(zhǔn)確、及時(shí)地為客戶(hù)服務(wù)。
2.0本部門(mén)客戶(hù)檔案管理的日常工作包括
2.1及時(shí)上行下達(dá)客戶(hù)與管理之間的知識(shí)、報(bào)告、通知、通報(bào)、傳送文件應(yīng)及時(shí)、準(zhǔn)確，認(rèn)真地登記并制作各種表格。
2.2做好與客戶(hù)有關(guān)各類(lèi)文件的檔案工作，并定期整理，以備隨時(shí)查詢(xún)跟進(jìn)；
3.0客戶(hù)檔案管理
客戶(hù)檔案資料的管理主要是收集、整理、歸檔及使用四個(gè)環(huán)節(jié)。一般客戶(hù)檔案包括以下的資料：
3.1收集客戶(hù)資料
3.2客戶(hù)繳費(fèi)記錄包括各樣應(yīng)付押金
3.3客戶(hù)裝修工程文件
3.4客戶(hù)遷入時(shí)填具之資料
3.5客戶(hù)資料補(bǔ)充
3.5.1客戶(hù)證件資料
3.5.2客戶(hù)聯(lián)絡(luò)資料
3.5.3緊急事故聯(lián)絡(luò)人的資料
3.5.4管理人員在日常職務(wù)常與客戶(hù)人事變遷資料
3.6客戶(hù)與物業(yè)公司往來(lái)文件
3.7客戶(hù)違規(guī)事項(xiàng)與欠費(fèi)記錄
3.8客戶(hù)報(bào)修記錄
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